Wielertocht organiseren: complete checklist

Een wielertocht organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je moet vooraf de start- en finishlocatie vastleggen, vergunningen en meldingen regelen en risico’s op de route controleren. Daarna volgen aanmeldingen, vrijwilligersposten, deelnemersinformatie en materiaal zoals routepijlen, fietspompen en EHBO-koffers. Gebruik deze checklist in volgorde, zodat je niet op het laatste moment catering, routeborden of noodnummers hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Vergunning en meldingen regelen
Route op risico's controleren
3 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Catering reserveren
Fietsenmakerservice reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Routebestand beschikbaar maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verzekeringsgegevens controleren
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Noodnummers verzamelen
Routeborden ontwerpen
2 personen
Startnummers en polsbandjes maken
2 personen
Routeborden en pijlen printen
2 personen
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
Cateringhoeveelheden doorgeven
Boodschappen doen
3 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Startgebied afzetten
4 personen
Informatietafel opbouwen
2 personen
Fietsenstalling inrichten
2 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Waterpost inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Communicatiemiddelen uitdelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Inschrijving openen
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Wielertocht laten starten
3 personen
Routepost bemannen
4 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pechgevallen registreren
2 personen
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
Finishdranken serveren
3 personen
Broodjes en snacks serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Routepijlen ophalen
4 personen
Laatste deelnemers afmelden
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen

Nazorg

Buffet opruimen
3 personen
Startgebied afbouwen
4 personen
Fietsenstalling afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routeborden reinigen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Ongevonden spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Fietsenrekkenaantal 10
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Handmegafoon
Thermoskannenaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 35
Routepijlenaantal 60
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Bidonsaantal 100
Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 4
Fietshandschoenenaantal 4

Veiligheid

Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 2
Regenponcho'saantal 20

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Routekaartenaantal 100
Informatiebordenaantal 4
Clipboardsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermometer

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken voor de tocht de route, afstand, start- en finishlocatie vast. Controleer kruisingen, smalle wegen en andere risico’s en noteer meteen een alternatieve route.
Open de aanmeldingen zodra de route en praktische informatie definitief zijn. Vraag daarbij direct dieetwensen, verzekeringsgegevens en een bereikbaar noodcontact uit, zodat je deelnemerslijst niet op de laatste dag hoeft aan te vullen.
Plan per vrijwilligerspost minimaal één duidelijke verantwoordelijke en geef iedere post een mobiele telefoon, reflecterend hesje en de juiste routeborden. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de start.
Maak de routeborden en pijlen per routegedeelte klaar en sorteer ze vóór de opbouw. Tel startnummers, polsbandjes, bidons en reservebinnenbanden aan de hand van de definitieve deelnemerslijst plus ongeveer 5 procent reserve.
Geef de definitieve deelnemersaantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf door aan de catering. Test op de dag ervoor de fietsenmakerset, handmegafoon, verlengkabels en powerbanks; juist kleine hulpmiddelen worden vaak te laat gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielertocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je route en locaties vastleggen, vergunningen of meldingen regelen, vrijwilligers werven en de aanmeldingen openen. Plan de definitieve deelnemersinformatie minimaal 5 dagen voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wielertocht?: Dat hangt af van het aantal posten en de route, maar plan voor iedere verkeers- of verzorgingspost minimaal één vrijwilliger en één reserve voor uitval. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedere post een telefoonnummer, locatie en taakomschrijving.
Hoeveel routepijlen en routeborden heb ik nodig?: Tel alle kruisingen, afslagen en lastige routepunten op de definitieve route en voeg minimaal 10 procent reserve toe. Sorteer de borden per routegedeelte uiterlijk de dag vóór de tocht, zodat vrijwilligers ze snel kunnen plaatsen en weer ophalen.
Wanneer regel ik de catering voor een wielertocht?: Reserveer de catering zodra de start- en finishlocatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de tocht door en controleer op de dag zelf of koelboxen en thermoskannen klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.