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Radtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Radtour steht und fällt mit einer klaren Strecke, erreichbaren Notfallkontakten und Material, das auch bei einer Panne funktioniert. Lege zuerst Start, Ziel und Distanz fest und prüfe die Route anschließend auf Gefahrenstellen. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldung, Helferplanung, Verpflegung und die Ausgabe von Startnummern oder Armbändern. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Sortieren der Wegweiser am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Distanz festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Route auf Risiken prüfen

    3 Personen

  • Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Fahrradreparaturservice reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Streckendatei bereitstellen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Versicherungsdaten prüfen

  • Freiwilligeneinsätze einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Notrufnummern sammeln

  • Wegweiser entwerfen

    2 Personen

  • Startnummern und Armbänder erstellen

    2 Personen

  • Wegweiser und Pfeile drucken

    2 Personen

  • Fahrräder und Material prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste finalisieren

    2 Personen

  • Cateringmengen weitergeben

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Wegweiser sortieren

    2 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Startbereich absperren

    4 Personen

  • Infotisch aufbauen

    2 Personen

  • Fahrradständer einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Wasserstation einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

    2 Personen

  • Kommunikationsmittel verteilen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Anmeldung öffnen

    3 Personen

  • Startpakete verteilen

    3 Personen

  • Fahrradkontrollen durchführen

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Radtour starten lassen

    3 Personen

  • Routeposten besetzen

    4 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pannen erfassen

    2 Personen

  • Eintreffende Radfahrer registrieren

    2 Personen

  • Zielgetränke servieren

    3 Personen

  • Brötchen und Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Routenpfeile abholen

    4 Personen

  • Letzte Teilnehmende abmelden

    2 Personen

  • Dankesmoment gestalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Startbereich abbauen

    4 Personen

  • Fahrradabstellplatz abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Material inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Wegweiser reinigen

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Fundsachen registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 12
  • FahrradständerAnz. 10
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • MobiltelefoneAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • Handmegafon
  • ThermoskannenAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 35
  • WegweiserAnz. 60
  • StartnummernAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 100
  • TrinkflaschenAnz. 100
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • ErsatzschläucheAnz. 20
  • ReifenheberAnz. 6
  • MultitoolsAnz. 4
  • FahrradhandschuheAnz. 4

Sicherheit

  • VerkehrskegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • RettungsdeckenAnz. 10
  • EinweghandschuheAnz. 2
  • RegenponchosAnz. 20

Kommunikation

  • FunkgeräteAnz. 8
  • RoutenpläneAnz. 100
  • InfotafelnAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • Thermometer

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Route spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Radtour auf Baustellen, enge Passagen und gefährliche Kreuzungen. Lege dabei eine alternative Strecke fest, statt erst am Veranstaltungstag umzudisponieren.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Start- und Zielort, Distanz und Streckendatei feststehen. Verschicke die Teilnehmerinformationen mindestens 7 Tage vorher mit Notrufnummern und allen Anweisungen.
  • Plane Verpflegung nach den tatsächlichen Anmeldungen und übermittle die Mengen spätestens 3 Tage vor der Tour an das Catering. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern prüfe sie vor der Bestellung noch einmal.
  • Teile Freiwillige mindestens 1 Woche vorher festen Einsätzen zu. Für Streckenposten, Startbereich und Ziel brauchst du klare Zuständigkeiten, Mobiltelefone und geladene Powerbanks.
  • Prüfe Fahrräder und Reparaturmaterial am Vortag: Pumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber und Multitools müssen zusammen auffindbar sein. Sortiere Wegweiser und Pfeile nach Streckenabschnitten, damit sie morgens ohne Suchen verteilt werden können.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte man eine Radtour organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Strecke, Start- und Zielort sowie möglichen Genehmigungen. Anmeldung, Helfer und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin anlaufen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Radtour?
Rechne für das erste Tourstunden etwa 0,5 bis 0,75 Liter Getränk pro Person und plane zusätzliche Trinkflaschen für die Ausgabe ein. Bei Hitze oder längeren Strecken solltest du die Menge um etwa 25 Prozent erhöhen.
Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?
Schicke die finalen Informationen mindestens 7 Tage vor der Radtour. Sie sollten Startzeit, Treffpunkt, Strecke, Notrufnummern, Hinweise zu Verpflegung und den Umgang mit Pannen enthalten.
Was braucht man bei einer Fahrradpanne während der Radtour?
Für die mobile Hilfe gehören Fahrradpumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber und Multitools zusammen in ein klar gekennzeichnetes Reparaturset. Prüfe das Set am Vortag und teile mindestens eine verantwortliche Person dafür ein.

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