Wellnessdag organiseren: complete checklist

Een wellnessdag vraagt vooral om een strakke planning van deelnemers, begeleiders en ruimtes. Leg dieetwensen vroeg vast, boek yoga, massage en meditatie op tijd en deel het programma met vervoersinformatie voordat de dag begint. Plan massageslots afzonderlijk en bevestig ze nogmaals. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: eerst ruimtes controleren, daarna yoga, meditatie en massage klaarzetten en catering, koelproducten en dieetmaaltijden logisch organiseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Wellnesslocatie reserveren
Yogadocent boeken
Massagetherapeuten boeken
Meditatiebegeleider boeken
Programma definitief maken
Programma naar deelnemers sturen
Vervoersinformatie versturen
Massageslots indelen
Massageslots bevestigen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
Dieetmaaltijden labelen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Yoga-ruimte inrichten
3 personen
Meditatieruimte inrichten
2 personen
Massageruimtes inrichten
2 personen
Buffetruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
Registratiemateriaal klaarleggen
Achtergrondmuziek instellen
Welkomsteam instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Welkomstdrank serveren
2 personen
Yogasessie begeleiden
2 personen
Thee en water bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Massagerondes begeleiden
3 personen
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
Rustruimte verzorgen
Handdoeken aanvullen
Fruitwater bijvullen
Avondbuffet opbouwen
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
Servies afruimen
2 personen
Avondwandeling begeleiden
2 personen
Kruidenthee serveren
2 personen
Avondrelaxatie begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen

Nazorg

Yoga-ruimte afbouwen
2 personen
Massageruimtes afbouwen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten koelen en verdelen
2 personen
Geleende spullen controleren
Borg en sleutels afhandelen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Loungebankenaantal 4
Bijzettafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Paravantsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 45
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Kannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 10

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 45
Yogablokkenaantal 45
Yogariemenaantal 45
Meditatiekussensaantal 45
Plaidsaantal 45
Massageballenaantal 20
Foamrollersaantal 15

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Linnen tafelkledenaantal 8
Stoffen servettenaantal 60
Naamkaartjesaantal 45
Welkomstbord
Kunstplantenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handdesinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en label dieetmaaltijden apart voordat je ze uitserveert. Zo voorkom je zoeken en verwisselen tijdens de catering.
Stuur het definitieve programma en vervoersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld daarin ook het massageslot van iedere deelnemer en wat die moet meenemen.
Plan massageslots met minimaal 15 minuten wisseltijd tussen twee deelnemers. Dat geeft therapeuten ruimte om de kamer te resetten en voorkomt uitloop in de rest van het programma.
Controleer per ruimte de benodigde materialen: yogamatten, blokken en riemen in de yoga-ruimte, meditatiekussens en plaids in de meditatieruimte en paravants en massageballen in de massageruimtes.
Koel koelproducten minstens 4 uur vooraf en test speaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers binnenkomen. Leg oplaadbare batterijen en een reserve-aansluiting klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wellnessdag organiseren?: Reserveer de wellnesslocatie en boek yogadocent, massagetherapeuten en meditatiebegeleider bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor de dag, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik het programma van een wellnessdag definitief maken?: Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Stuur het samen met vervoersinformatie en de bevestigde massageslots minimaal 5 dagen voor de wellnessdag naar alle deelnemers.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een wellnessdag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het controleren van de ruimtes en het inrichten van yoga-, meditatie- en massageruimtes. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor het sorteren van boodschappen en het klaarzetten van catering.
Wanneer moet ik massageslots bevestigen voor een wellnessdag?: Bevestig de massageslots zodra de aanmeldingen en voorkeuren zijn verwerkt, uiterlijk 1 week vooraf. Stuur op de dag zelf een korte herinnering of hang de indeling zichtbaar op, zonder medische of andere privégegevens te delen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.