Journée bien-être : la checklist pour tout organiser

Une journée bien-être réussie repose sur un enchaînement précis : participants, intervenants, programme, repas et espaces doivent être coordonnés. Cette checklist couvre les 65 tâches et 50 fournitures du plan, du premier envoi d’invitations à l’ouverture du lieu. Porte une attention particulière aux créneaux de massage, aux besoins alimentaires et à l’installation séparée du yoga, de la méditation et des soins. Tu éviteras ainsi les oublis qui se révèlent généralement le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Réserver le lieu de bien-être
Réserver un professeur de yoga
Réserver des massothérapeutes
Réserver l'animateur de méditation
Finaliser le programme
Envoyer le programme aux participants
Envoyer les informations de transport
Répartir les créneaux de massage
Confirmer les créneaux de massage
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Étiqueter les repas spéciaux

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Aménager l’espace yoga
3 personnes
Aménager la salle de méditation
2 personnes
Aménager les espaces de massage
2 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
Préparer le matériel d'inscription
Régler la musique d'ambiance
Briefer l'équipe d'accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Animer une séance de yoga
2 personnes
Ravitailler en thé et en eau
Servir les snacks de pause
2 personnes
Accompagner les séances de massage
3 personnes
Animer la séance de méditation
2 personnes
Aménager un espace de repos
Réapprovisionner les serviettes
Remplir l'eau aromatisée aux fruits
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Servir les repas diététiques
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer la promenade du soir
2 personnes
Servir du thé aux herbes
2 personnes
Animer la détente du soir
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement

Suivi

Démonter l’espace yoga
2 personnes
Démonter les salles de massage
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Refroidir et répartir les restes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
Gérer la caution et les clés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 45
Canapés de salonqté 4
Tables d'appointqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Paraventsqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 45
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 45
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Louchesqté 10

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 45
Blocs de yogaqté 45
Sangles de yogaqté 45
Coussins de méditationqté 45
Plaidsqté 45
Balles de massageqté 20
Rouleaux de mousseqté 15

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappes en linqté 8
Serviettes en tissuqté 60
Badges nominatifsqté 45
Panneau d’accueil
Plantes artificiellesqté 8

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque les créneaux de massage dès que les inscriptions se stabilisent, puis confirme-les individuellement au moins 3 jours avant la journée. Prévois un planning visible pour éviter les retards entre deux rendez-vous.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant. Étiquette les repas spéciaux avant l’arrivée des participants, pas au moment du service.
Envoie le programme et les informations de transport au moins 5 jours à l’avance. Indique clairement l’heure d’arrivée, les changements de salle et ce que les participants doivent apporter.
Prépare trois espaces distincts : yoga, méditation et massage. Vérifie la circulation, l’intimité avec les paravents et le nombre de tapis, coussins, plaids et tables d’appoint avant l’ouverture.
Réfrigère les produits dès leur récupération et garde les préparations chaudes dans les bacs prévus à cet effet. Teste l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises avant le début de la première séance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée bien-être ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant, afin de confirmer le lieu, les intervenants, le catering et les créneaux de massage.
Combien de temps faut-il pour organiser une journée bien-être ?: Prévois au minimum 4 semaines pour coordonner les réservations, les inscriptions et le matériel. Six semaines donnent davantage de marge pour trouver un professeur de yoga, des massothérapeutes et un animateur de méditation disponibles.
Quand confirmer les créneaux de massage ?: Répartis les créneaux dès que la liste des participants est suffisamment stable, puis envoie une confirmation individuelle 3 à 5 jours avant l’événement. Garde une courte plage libre pour absorber un retard ou une modification.
Que faut-il vérifier le matin d’une journée bien-être ?: Arrive au moins 90 minutes avant l’accueil. Contrôle les trois espaces, le matériel audio, les produits réfrigérés, les repas spéciaux étiquetés, les boissons, les rallonges et la signalétique avant l’arrivée du premier participant.

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