Checklist para organizar tu Día de bienestar
Un Día de bienestar requiere coordinar participantes, profesionales, espacios y horarios sin sobrecargar el programa. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas; después cierra las reservas y comunica el plan definitivo. La última semana sirve para confirmar masajes, catering, transporte y materiales. El día anterior, deja separadas las compras, enfría lo refrigerado y etiqueta las comidas especiales para que el montaje avance sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Reservar el centro de bienestar
Contratar profesor de yoga
Reservar masajistas
Reservar un guía de meditación
Definir el programa final
Enviar el programa a los participantes
Enviar información de transporte
Organizar los turnos de masaje
Confirmar las franjas de masajes
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Clasificar las compras
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
Etiquetar las comidas especiales
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Preparar la sala de yoga
3 personas
Montar la sala de meditación
2 personas
Montar las salas de masaje
2 personas
Montar la zona del buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
Preparar el material de registro
Configurar música de fondo
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Presentar el programa
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Guiar una sesión de yoga
2 personas
Rellenar el té y el agua
Servir snacks del descanso
2 personas
Coordinar las rondas de masaje
3 personas
Guiar la sesión de meditación
2 personas
Habilitar la zona de descanso
Reponer las toallas
Rellenar el agua con fruta
Montar el bufé de la noche
3 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Reponer el buffet durante el evento
2 personas
Servir comidas especiales
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar el paseo vespertino
2 personas
Servir té de hierbas
2 personas
Coordinar la relajación de la noche
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
Seguimiento
Desmontar la sala de yoga
2 personas
Desmontar las salas de masaje
2 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enfriar y repartir los restos
2 personas
Comprobar los objetos prestados
Gestionar la fianza y las llaves
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 45
- Sofás loungecant. 4
- Mesas auxiliarescant. 8
- Percheroscant. 3
- Paraventscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 45
- Platoscant. 60
- Cuencoscant. 45
- Cubiertoscant. 60
- Cuencos de serviciocant. 12
- Bandejas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
- Cucharonescant. 10
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 45
- Bloques de yogacant. 45
- Correas de yogacant. 45
- Cojines de meditacióncant. 45
- Plaidscant. 45
- Pelotas de masajecant. 20
- Rodillos de espumacant. 15
Equipo
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Termoscant. 6
- Teterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Abrebotellascant. 3
Decoración
- Manteles de linocant. 8
- Servilletas de telacant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 45
- Cartel de bienvenida
- Plantas artificialescant. 8
Iluminación
- Faroles LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de contratar todos los servicios: con la lista actualizada podrás reservar el número correcto de masajistas, esterillas y plazas de catering.
- Envía el programa y la información de transporte al menos 7 días antes. Incluye las franjas de masaje asignadas para evitar que varias personas lleguen a la vez.
- Reserva un margen de 10 a 15 minutos entre sesiones de yoga, meditación y masajes. Ese tiempo permite cambiar de sala, beber agua y resolver retrasos sin alterar todo el horario.
- Prepara tres zonas diferenciadas: yoga con esterillas, bloques y correas; meditación con cojines y plaids; y masajes con paravents, camillas o superficies preparadas y material de apoyo.
- Comprueba la parte técnica antes de abrir: prueba el altavoz y el micrófono, coloca cables y regletas de forma segura y carga todas las baterías recargables la noche anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de bienestar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el centro, el profesor de yoga, los masajistas y el guía de meditación. Deja cerrados el programa, el catering y el transporte al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo pedir las preferencias dietéticas?
- Solicítalas al enviar las invitaciones y fija una fecha límite de 10 a 14 días antes. Actualiza la lista de participantes y etiqueta las comidas especiales cuando recibas el catering o termines la compra.
- ¿Cuánto tiempo antes se preparan las salas?
- Abre el espacio entre 2 y 3 horas antes de la llegada. Reserva la primera hora para comprobar los espacios y montar yoga, meditación y masajes; utiliza el tiempo restante para probar el sonido y colocar bebidas y materiales.
- ¿Cómo organizo los turnos de masaje?
- Asigna las franjas cuando la lista de participantes esté cerrada y deja 10 minutos entre turnos para cambios y limpieza. Envía a cada persona su horario con el programa definitivo, idealmente 7 días antes del evento.
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