Checklist voor een weekendverjaardag organiseren

Een weekendverjaardag vraagt meer voorbereiding dan één feestavond: gasten blijven langer, eten en drinken lopen door en je programma moet meerdere momenten vullen. Begin daarom met de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen voordat je reserveringen en boodschappen vastlegt. Plan daarna de opbouw, het eten, de barbecue, de verlichting en het opruimen per dagdeel. Met deze checklist zie je welke regelzaken je vroeg doet en wat pas op de dag zelf hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden vastleggen
Reserveringen maken
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Barbecue voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Servies klaarzetten
Buffet inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek installeren
Verlichting ophangen
2 personen
Toilet controleren
Afvalpunten klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Barbecue aansteken
Barbecuegerechten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Buffet bijvullen
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek bedienen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten bewaren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 32
Buffettafelaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Partytent

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 5

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Barbecuetangenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Taartschep

Apparatuur

Barbecue
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 5
Servettenhoudersaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 3
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en verwerk de aanmeldingen direct. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat je boodschappenlijst en hapjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Leg programma en tijden minstens 2 weken vooraf vast. Noteer afzonderlijk wanneer gasten arriveren, wanneer de barbecue start, wanneer de taart wordt opgehaald en wanneer ontbijt of koffie gepland is.
Controleer de weersvoorspelling 3 dagen vooraf en bepaal dan of je de partytent, extra tafels en verlichting nodig hebt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen droog en veilig buiten het looppad.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en verdeel ze over koelboxen. Zet voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon klaar; vul daarna aan vanuit de voorraad.
Maak op de opbouwdag drie zones: buffet, drank en afval. Zet borden, bestek, glazen, serveerschalen en opscheplepels per zone klaar, zodat gasten niet door de keuken hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een weekendverjaardag organiseren?: Begin 6 weken vooraf met uitnodigingen en reserveringen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het weekend, zodat je programma en boodschappen definitief kunt maken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een weekendverjaardag?: Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de rest van het weekend bepaal je de voorraad op basis van het aantal gasten, de verblijfsduur en de geplande maaltijden; koel minimaal 4 uur vooraf.
Wanneer controleer ik het weer voor een verjaardagsweekend?: Controleer de weersvoorspelling 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van het feest. Beslis dan over de partytent, buitenopstelling, verlichting en eventuele aanpassing van het programma.
Wanneer zet ik de tafels en het buffet klaar?: Zet tafels, stoelen en het buffet 2 tot 3 uur voor aankomst op. Richt daarna het buffet in, hang versiering en verlichting op en controleer toilet, muziek en afvalpunten voordat de eerste gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.