Zo organiseer je een webdesignworkshop
Een webdesignworkshop valt of staat met een goed geteste praktijkopdracht en werkende techniek. Leg eerst datum, programma, locatie, docent en assistenten vast; regel daarna de inschrijvingen en deelnemersinformatie. Controleer minimaal een week vooraf de software, accounts, laptops en wifi. Op de dag zelf richt je ontvangst, presentatie en werkplekken in voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Zo blijft er tijd over om storingen op te lossen en iedereen gericht te begeleiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Docent en assistenten bevestigen
- 4
Aanmeldformulier aanmaken
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemersinformatie versturen
- 9
Lesmateriaal voorbereiden
2 personen
- 10
Praktijkopdracht testen
2 personen
- 11
Benodigde software controleren
2 personen
- 12
Wifi en netwerk testen
2 personen
- 13
Catering bestellen
- 14
Naamkaartjes voorbereiden
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Apparatuur opladen
2 personen
Event
- 17
Locatie openen
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Presentatieruimte inrichten
2 personen
- 20
Laptops en laders klaarzetten
3 personen
- 21
Projector en scherm aansluiten
2 personen
- 22
Werkplekken en accounts testen
3 personen
- 23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 25
Deelnemers registreren
2 personen
- 26
Programma en veiligheidsregels toelichten
- 27
Webdesignintroductie geven
- 28
Pauzesnacks serveren
2 personen
- 29
Webpagina demonstreren
- 30
Deelnemers begeleiden
3 personen
- 31
Dranken bijvullen
- 32
Broodjes en salades serveren
3 personen
- 33
Eindpresentaties begeleiden
2 personen
- 34
Vragenronde en afsluiting verzorgen
- 35
Laptops en apparatuur innemen
3 personen
Nazorg
- 36
Servies afwassen
2 personen
- 37
Afval verzamelen
2 personen
- 38
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 39
Meubilair terugzetten
3 personen
- 40
Apparatuur inpakken
2 personen
- 41
Geleende materialen retourneren
- 42
Deelnemersmateriaal nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Ontvangsttafel
- Presentatietafel
Apparatuur
- Laptopsaantal 30
- Laptopladersaantal 30
- Projector
- Projectiescherm
- Wifi-router
- Netwerkswitch
- Ethernetkabelsaantal 12
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- HDMI-kabelaantal 2
- Presentatieklikker
- Computeraccessoiresaantal 6
Servies
- Drinkglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerbladenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Scharenaantal 3
- Keukenweegschaal
Verlichting
- Bureaulampenaantal 6
Catering
- Koffiekanaantal 2
- Theepotaantal 2
- Waterdispensersaantal 2
- Broodmandenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 36
- Pennenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 36
- Lesmappenaantal 36
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 4
- Kabelbinders
- Boodschappen
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmop
- Emmeraantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Tips
- Plan de praktijkopdracht voordat je het programma definitief maakt. Laat de docent die opdracht minstens één keer uitvoeren op dezelfde laptops, softwareversies en accounts die deelnemers gebruiken.
- Test wifi en netwerk niet alleen op internettoegang, maar ook met alle werkplekken tegelijk. Controleer daarbij de router, switch, ethernetkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk een week vooraf.
- Stuur deelnemersinformatie ten minste 5 dagen voor de workshop. Vermeld de starttijd, benodigde software, eventuele accounts en wat ze moeten meenemen; verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding.
- Richt de zaal minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Zet laptops en laders per werkplek klaar, sluit projector en scherm aan, test de presentatie en leg naamkaartjes bij de ontvangstbalie.
- Regel catering op basis van het dagprogramma, niet alleen op basis van het aantal deelnemers. Zet koffie, thee en water vóór de start klaar en plan een pauzemoment waarin deelnemers hun scherm kunnen verlaten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een webdesignworkshop organiseren?
- Leg datum, locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna en sluit die uiterlijk 5 dagen voor de workshop, zodat je catering, naamkaartjes en werkplekken kunt afronden.
- Hoeveel laptops heb ik nodig voor een webdesignworkshop?
- Reken op één laptop per deelnemer en plan daarnaast minstens één reserveapparaat bij een groep tot 12 deelnemers. Controleer alle laptops 7 dagen vooraf op software, accounts, laders en voldoende batterijcapaciteit.
- Wanneer moet ik de wifi en software testen?
- Test software, accounts en wifi een week vooraf met dezelfde praktijkopdracht als tijdens de workshop. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van de verbinding, projector en presentatielaptop.
- Hoe richt ik een webdesignworkshop in op de dag zelf?
- Open de locatie minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen, laptops en laders klaar, richt daarna de presentatieruimte en ontvangstbalie in en registreer deelnemers pas nadat de techniek is getest.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!