Zo organiseer je een wandelvierdaagse

Een wandelvierdaagse organiseren begint niet bij de inschrijving, maar bij de datum, routes en veiligheid. Leg eerst de afstanden en startlocatie vast en regel daarna vergunningen, verkeersregelaars, EHBO en rustpunten. Zodra de route praktisch uitvoerbaar is, kun je deelnemers uitnodigen en vrijwilligers indelen. Plan de laatste week voor controle van routekaarten, startnummers, materialen en boodschappen; juist daar ontstaan vaak vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en routes vastleggen
3 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Rustpunten reserveren
2 personen
5
Verkeersregelaars regelen
2 personen
6
EHBO-bezetting regelen
2 personen
7
Vrijwilligers werven
3 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Routecontroles uitvoeren
4 personen
13
Routekaarten controleren
2 personen
14
Startnummers maken
2 personen
15
Deelnemerslijsten afdrukken
16
Medische informatie verzamelen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Startpakketten samenstellen
4 personen
21
Routebordjes sorteren
3 personen
22
Briefing vrijwilligers geven
4 personen

Event

23
Startgebied opbouwen
8 personen
24
Route dag één uitzetten
6 personen
25
Inschrijving openen
3 personen
26
Startnummers uitdelen
4 personen
27
Deelnemers informeren
2 personen
28
Wandelaars laten starten
5 personen
29
Rustpunt dag één bemannen
4 personen
30
Aankomst registreren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
EHBO ondersteunen
2 personen
33
Route dag één innemen
5 personen
34
Startgebied dag twee opbouwen
7 personen
35
Route dag twee uitzetten
6 personen
36
Inschrijving dag twee openen
3 personen
37
Dag twee laten starten
5 personen
38
Rustpunt dag twee bemannen
4 personen
39
Aankomst dag twee registreren
3 personen
40
Dranken dag twee bijvullen
2 personen
41
Route dag twee innemen
5 personen
42
Route dag drie uitzetten
6 personen
43
Inschrijving dag drie openen
3 personen
44
Dag drie laten starten
5 personen
45
Rustpunt dag drie bemannen
4 personen
46
Aankomst dag drie registreren
3 personen
47
Dranken dag drie bijvullen
2 personen
48
Route dag drie innemen
5 personen
49
Route dag vier uitzetten
6 personen
50
Feestlocatie opbouwen
8 personen
51
Inschrijving dag vier openen
3 personen
52
Dag vier laten starten
5 personen
53
Feestelijke aankomst begeleiden
6 personen
54
Medaille-uitreiking verzorgen
4 personen
55
Rustpunt dag vier bemannen
4 personen
56
Dranken dag vier bijvullen
2 personen
57
Route dag vier innemen
5 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
5 personen
59
Startgebied afbouwen
8 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
5 personen
62
Materialen sorteren
3 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
65
Deelnemers informeren over uitslagen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 10
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 10
Mobiele luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 180
Kilometerbordjesaantal 60
Routekaartenaantal 500
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 25
Pionnenaantal 30

Registratie

Startnummersaantal 500
Startnummerhoudersaantal 500
Polsbandjesaantal 500
Medaillekaartenaantal 500
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Naamstickersaantal 600
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Bordenaantal 300
Vorkenaantal 300
Messenaantal 300
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterjerrycansaantal 12
Thermoskannenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Koelelementenaantal 40

Sportmateriaal

Medaillelintenaantal 500
Herinneringsmedaillesaantal 500

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Zaklampenaantal 10
Batterijenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 16

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasteilenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg alle vier routes uiterlijk enkele weken voor de start definitief vast. Controleer daarna elke route te voet of per fiets en vergelijk de bewegwijzering met de routekaarten, zodat omleidingen en ontbrekende routepijlen niet op de eerste wandeldag aan het licht komen.
Reserveer rustpunten en de startlocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Tel per rustpunt hoeveel tafels, stoelen, afvalbakken, routekaarten en vrijwilligers nodig zijn en controleer of stroom beschikbaar is voor laptops, mobiele luidsprekers en verlichting.
Maak één vrijwilligersrooster met functies, tijden en telefoonnummers. Plan de briefing vóór de eerste start en geef verkeersregelaars, EHBO en routecontroleurs portofoons of mobiele telefoons; zonder vaste communicatie blijven problemen onderweg te lang liggen.
Sluit de inschrijving niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen en medische informatie vooraf, druk deelnemerslijsten en startnummers op tijd af en leg startnummerhouders, polsbandjes, klemborden en balpennen per uitgiftepunt klaar.
Sorteer alle routebordjes per wandeldag en maak aparte materiaalsets voor startgebied, rustpunten en routecontrole. Laad powerbanks op, test verlengkabels en stekkerdozen en zet de opbouwvolgorde op papier, zodat je niet tijdens de inschrijving nog materialen hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandelvierdaagse organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, routes, startlocatie en vergunningen. Regel verkeersregelaars, EHBO en rustpunten uiterlijk 8 weken voor de eerste wandeldag, omdat deze bezetting vaak het eerst volloopt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelvierdaagse?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en kruisingen, maar maak per rustpunt, controlepost en startmoment een aparte bezetting. Plan daarnaast minimaal één coördinator per wandeldag en houd 10 tot 15 procent reserve aan voor ziekte of uitval.
Wanneer moet je de routes van een wandelvierdaagse controleren?: Controleer de definitieve routes minimaal 2 weken vooraf en nogmaals in de week van de start. Loop vooral kruisingen, tijdelijke wegafsluitingen en rustpunten na en sorteer de routepijlen per dag voordat de opbouw begint.
Wat moet je klaarleggen voor de inschrijving van een wandelvierdaagse?: Leg deelnemerslijsten, startnummers, startnummerhouders, polsbandjes, medaillekaarten, klemborden en balpennen per uitgiftepunt klaar. Test laptops of tablets minimaal 1 dag vooraf en zorg voor opgeladen powerbanks en een papieren reserve-lijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.