Zo organiseer je een wandelverenigingbarbecue

Begin ongeveer vier weken vooraf met datum, locatie en barbecue-reservering. Verstuur daarna de uitnodigingen en leg meteen een uiterste aanmelddatum vast, zodat je porties, dieetwensen, tafels en stoelen kunt plannen. Bereid salades, groenten, marinades en sauzen zoveel mogelijk vooraf voor. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde, gekoeld bewaren van vlees en een veilige barbecueplek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Reservering barbecue regelen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Weersverwachting controleren
8
Definitief aantal porties bepalen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Materialen ophalen
2 personen
12
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
13
Groenten wassen en snijden
3 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Marinades en sauzen klaarzetten
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Locatie inspecteren
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Barbecue veilig opstellen
2 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
25
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
26
Salades en brood uitstallen
3 personen

Event

27
Barbecue aansteken
2 personen
28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Dranken serveren
2 personen
30
Vlees en vegetarische opties grillen
4 personen
31
Salades en brood bijvullen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

36
Barbecue veilig doven
2 personen
37
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven eten opslaan
2 personen
44
Koelboxen en barbecue reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerbakkenaantal 10
Aluminium barbecueschalenaantal 6
Barbecuetangenaantal 4
Ovenwantenaantal 3
Vleesthermometersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue. Verwerk daarna de dieetwensen en bepaal het definitieve aantal porties; zo voorkom je dat je boodschappen doet op basis van losse toezeggingen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan of je extra partytenten, tafels of verlichting nodig hebt. Zet bij regen de barbecue niet onder een tent zonder voldoende veilige afstand en ventilatie.
Doe de boodschappen één dag vooraf en bewaar vlees direct gekoeld in gevulde koelboxen. Was en snijd groenten, maak salades en zet marinades en sauzen klaar, maar houd rauw vlees gescheiden van bereid eten.
Plan opbouwtijd van minimaal 2 uur. Inspecteer eerst de locatie, bouw daarna partytenten op, plaats tafels en stoelen, stel de barbecue veilig op en richt pas daarna buffet, drankentafel en servies in.
Leg naast borden, kommen, glazen en bestek ook opscheplepels, barbecuetangen, ovenwanten en vleesthermometers klaar. Hang lichtsnoeren alleen aan veilige aansluitingen met geschikte verlengkabels en stekkerdozen; leg batterijlantaarns achter de hand voor donkere hoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandelverenigingbarbecue organiseren?: Begin 4 weken vooraf met datum, locatie en barbecue-reservering. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
Wanneer moet je het definitieve aantal porties voor een barbecue bepalen?: Bepaal het aantal porties 7 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer het aantal nog één keer na de laatste afmelding, uiterlijk 2 dagen voor de boodschappen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een wandelverenigingbarbecue op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor locatie-inspectie, tenten, tafels, stoelen, barbecue, verlichting en buffet. Laat één persoon de barbecue veilig opstellen terwijl anderen het meubilair en de tafels doen.
Wanneer moet je vlees voor een wandelverenigingbarbecue kopen en koelen?: Koop het vlees bij voorkeur 1 dag vooraf en leg het meteen in een koelkast of goed gevulde koelbox. Houd rauw vlees tot het bereiden gekoeld en gescheiden van groenten, salades en brood.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.