Checklist voor een wandeltocht voor water organiseren

Een wandeltocht voor water vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Leg eerst afstand, start- en finishlocatie, vergunningen en verkeersknelpunten vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, EHBO, rustpunten en bewegwijzering. Controleer in de laatste week de weersverwachting, catering en alle materialen. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste routeverkenning tot de deelnemersinformatie en eventuele routewijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekering controleren
Route meerdere keren voorlopen
3 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Verkeersknelpunten inventariseren
2 personen
Routekaart ontwerpen
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting regelen
Verkeersbegeleiders regelen
Rustpuntbezetting indelen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routebordjes laten drukken
Drank- en voedselbehoefte berekenen
2 personen
Catering inkopen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen aanvullen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Routewijzigingen communiceren
Startpakketten samenstellen
4 personen
Boodschappen sorteren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Routebordjes klaarzetten
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden

Event

Startlocatie opbouwen
6 personen
Route bewegwijzeren
5 personen
Rustpunten opbouwen
6 personen
EHBO-punten inrichten
2 personen
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Registratietafel bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Wandelaars laten vertrekken
4 personen
Routepost bemannen
5 personen
Water bijvullen
4 personen
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
Dranken koud houden
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Verkeersovergangen begeleiden
4 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Finishdranken serveren
3 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval tijdens evenement legen
2 personen
Route controleren
2 personen
Laatste wandelaars opvangen
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
4 personen
Finishlocatie afbouwen
6 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Drinkrugzakkenaantal 6
Routekaartenaantal 150
Startnummersaantal 150
Veiligheidshesjesaantal 20
Wandelstokkenaantal 6
Parcourslintaantal 12
Routebordjesaantal 45
Pionnenaantal 30
Klemmenaantal 60
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Polsbandjesaantal 150
Medaillelintenaantal 150
Finishmedaillesaantal 150
Stempelkaartenaantal 150
Puntentangenaantal 8
Zaklampenaantal 10
Routepijlenaantal 30

Keuken

Soepketelsaantal 3
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6

Eerste hulp

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100
Koelkompressenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route meerdere keren voor en noteer per traject de afstand, ondergrond, rustpunten en verkeersknelpunten. Controleer ook of routebordjes, parcourslint en pionnen op alle lastige punten zichtbaar kunnen staan.
Reserveer start- en finishlocatie vroeg en leg vast waar de partytenten, klaptafels, stoelen en afvalbakken komen. Controleer daarnaast stroompunten en test verlengsnoeren, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers vooraf.
Maak de vrijwilligersindeling concreet per taak en tijdstip: verkeersbegeleiding, EHBO, rustpunten, start en finish. Plan per rustpunt genoeg mensen voor het vullen van bekers, het serveren van soep en het opruimen.
Bereken drank en voedsel op basis van het aantal aanmeldingen en neem dieetwensen mee voordat je catering inkoopt. Controleer of herbruikbare bekers, soepkommen, borden, besteksets en opscheplepels schoon en compleet zijn.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de tocht met starttijd, routekaart, afstand, rustpunten en contactnummer. Controleer de weersverwachting in de laatste week en communiceer routewijzigingen direct via hetzelfde kanaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht voor water organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor vrijwilligers, inschrijvingen, catering, bewegwijzering en deelnemersinformatie.
Hoe vaak moet ik de wandelroute voorlopen?: Loop de route minstens 2 keer volledig voor: eerst voor afstand en knelpunten, daarna kort voor de tocht om wijzigingen te controleren. Plan de tweede controle bij voorkeur binnen 7 dagen voor de start.
Wanneer moet ik vrijwilligers regelen voor een wandeltocht?: Maak de bezetting uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf rond. Verdeel daarna per persoon een duidelijke post, tijdstip en telefoonnummer voor start, finish, rustpunten, EHBO en verkeersbegeleiding.
Wanneer controleer ik het weer en communiceer ik routewijzigingen?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de tocht. Communiceer een routewijziging zodra die vaststaat en uiterlijk vóór deelnemers naar de start vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.