Checklist voor het organiseren van een wandeltocht voor studenten

Een studentwandeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je moet toestemming en locaties vroeg vastleggen, deelnemersinformatie verzamelen en onderweg zorgen voor duidelijke bewegwijzering en bereikbaarheid. Plan de routecontrole, catering en veiligheidsmaterialen apart in, zodat je op de dag zelf niet alles tegelijk hoeft te doen. Met deze checklist werk je van route en aanmeldingen naar boodschappen, opbouw en de laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route uitstippelen
2 personen
Route en toestemming regelen
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
Polsbandjes en routekaarten sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
EHBO-set controleren
Dranken koelen
2 personen
Broodjes en snacks voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringstafel inrichten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startuitleg geven
2 personen
Wandelaars laten vertrekken
3 personen
Routepost bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Waterpost bevoorraden
2 personen
Binnenkomende wandelaars afvinken
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Soep en warme dranken serveren
3 personen
Eindcontrole route uitvoeren
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Megafoon
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10

Organisatie

Routekaartenaantal 100
Deelnemerslijstenaantal 6
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 100
Routepijlenaantal 40
Routebordjesaantal 20
Afzetlintaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Decoratie

Welkomstbanner
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, start- en finishlocatie en benodigde toestemming zo vroeg mogelijk vast. Controleer de route daarna nog een keer kort voor de tocht; tijdelijke afsluitingen of werkzaamheden merk je anders pas op de dag zelf.
Verstuur deelnemersinformatie pas nadat route en tijden definitief zijn. Neem daarin ook het programma, de startlocatie, wat deelnemers zelf meenemen en een contactnummer op.
Maak de definitieve deelnemerslijst enkele dagen vooraf en sorteer polsbandjes, routekaarten en deelnemersinformatie per groep of startmoment. Zo blijft de inschrijftafel overzichtelijk wanneer meerdere studenten tegelijk aankomen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en pas de opbouw daarop aan. Partytenten, verlichting, koelboxen en extra stroomvoorziening regel je liever vóór de start dan tijdens de eerste regenbui.
Zet routebordjes, routepijlen en afzetlint op tijd klaar en wijs iemand aan voor de laatste routecontrole. Controleer ook de EHBO-koffers, reddingsdekens, portofoons en opgeladen powerbanks voordat de deelnemers vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studentwandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, toestemming, start- en finishlocatie. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en plan de definitieve controle in de laatste week.
Hoeveel drank moet ik regelen voor een wandeltocht?: Reken voor de ontvangst op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur, naast water voor onderweg. Koop gekoelde dranken uiterlijk de dag ervoor en houd extra voorraad achter de hand bij warm weer.
Wanneer controleer ik de route voor het laatst?: Doe een eerste volledige routecontrole zodra de route is vastgelegd en een laatste controle 1 tot 2 dagen voor de tocht. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, ontbrekende pijlen, bereikbaarheid en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
Wanneer zet ik de routebordjes en partytenten op?: Zet routebordjes en pijlen op de ochtend van de tocht of enkele uren ervoor, afhankelijk van toestemming en de route. Bouw partytenten, tafels en de inschrijf- en cateringtafel minimaal 2 uur voor de start op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.