Zo organiseer je een wandeltocht

Begin niet met koffie, startpakketten of uitnodigingen, maar met de route. Leg afstand, start- en eindlocatie en een alternatief vast voordat je deelnemers laat aanmelden. Loop het parcours vooraf en noteer kruisingen, smalle paden en andere knelpunten. Daarna regel je toestemming, vrijwilligers en informatie voor deelnemers. In de laatste week controleer je route, weer en materialen opnieuw, zodat de starttafel en bewegwijzering op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Benodigde toestemming aanvragen
4
Route vooraf proeflopen
3 personen
5
Routeknelpunten registreren
2 personen
6
Alternatieve route vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Verkeersposten bepalen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Route opnieuw controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Routekaarten printen
2 personen
18
Deelnemerslijsten printen
19
Startpakket per deelnemer maken
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Routepijlen plaatsen
4 personen
26
Verkeersposten briefen
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Startpakketten uitdelen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Welkomstbriefing geven
33
Wandelgroepen laten vertrekken
3 personen
34
Routeposten bemannen
6 personen
35
Achterwacht over de route sturen
2 personen
36
Rustpunt bevoorraden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Binnenkomende wandelaars registreren
2 personen
39
Sandwiches serveren
3 personen
40
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
41
Routepijlen verwijderen
3 personen
42
Afsluiting en bedankwoord geven

Nazorg

43
Afval inzamelen
3 personen
44
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Materialen controleren en drogen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
51
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 24
Bankenaantal 4
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 8

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 80
Routebordjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routekaartenaantal 70

Administratie

Deelnemerslijstenaantal 6
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Naamstickersaantal 80
Polsbandjesaantal 80

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst volledig uit en proefloop haar daarna. Noteer per knelpunt wie er nodig is, bijvoorbeeld bij een drukke oversteek, en leg een alternatieve route vast voordat je uitnodigingen verstuurt.
Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, locatie, afstand, verwachte looptijd, wat deelnemers meenemen en hoe je omgaat met slecht weer.
Maak de inschrijving sluitend met een deelnemerslijst, dieetwensen en een indeling van vrijwilligers. Reken bij de start op minimaal één vrijwilliger bij de inschrijftafel en extra verkeersposten op drukke kruisingen.
Zet routepijlen en routebordjes pas nadat je de route op de dag zelf opnieuw hebt gecontroleerd. Neem afzetlint, verkeerskegels en een alternatief mee voor pijlen die losraken of niet geplaatst mogen worden.
Richt de start- en eindlocatie minstens 60 minuten voor vertrek in. Zet partytenten, tafels, stoelen, koelboxen en koffie klaar; maak per deelnemer een startpakket en houd EHBO, veiligheidshesjes en een megafoon direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties en toestemming. Plan de proefloop en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de tocht, zodat er nog tijd is voor aanpassingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 coördinator en per drukke oversteek 1 verkeerspost. Voeg bij een route met meerdere kruisingen of deelnemersgroepen extra posten toe; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel drinken moet ik regelen voor een wandeltocht?: Voor het eerste uur kun je rekenen op ongeveer 0,5 liter drinken per deelnemer, plus een reserve van 10 tot 15 procent. Koel de dranken vooraf en vul aan met koffie en thee bij start of finish.
Wanneer moet ik de routepijlen plaatsen?: Plaats de routepijlen op de dag zelf, ongeveer 1 tot 2 uur voor de eerste start, nadat je de route opnieuw hebt gecontroleerd. Loop na afloop dezelfde route na om alle pijlen, bordjes, kegels en afzetlint te verwijderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.