Organiser une randonnée, étape par étape

Une randonnée bien organisée commence par un parcours réaliste, des autorisations vérifiées et un accueil préparé avant l’arrivée des participants. Commencez par mesurer la distance, repérer les passages difficiles et prévoir un itinéraire de remplacement. Ensuite, structurez les inscriptions, les postes des bénévoles et les informations pratiques envoyées aux marcheurs. Le jour J, la signalisation, les listes imprimées, les trousses de premiers secours et les boissons doivent être en place avant l’ouverture des inscriptions.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Demander l’autorisation nécessaire
4
Repérer le parcours à l’avance
3 personnes
5
Enregistrer les points de blocage du parcours
2 personnes
6
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Définir les postes de circulation
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Rassembler le matériel
3 personnes
17
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
18
Imprimer les listes de participants
19
Préparer un kit de départ par participant
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
26
Briefer les postes de circulation
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
4 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Distribuer les kits de départ
2 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Donner le briefing de bienvenue
33
Faire partir les groupes de marche
3 personnes
34
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
35
Envoyer l’équipe de renfort sur le parcours
2 personnes
36
Approvisionner le point de repos
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Enregistrer les marcheurs à l’arrivée
2 personnes
39
Servir les sandwiches
3 personnes
40
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
41
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
42
Clôturer et remercier

Suivi

43
Collecter les déchets
3 personnes
44
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
46
Démonter les tentes de fête
4 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Vérifier et sécher le matériel
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Ranger le stock restant
2 personnes
51
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 24
Bancsqté 4
Nappesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Siffletsqté 8

Signalisation

Flèches de directionqté 80
Panneaux d’orientationqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Cartes d'itinéraireqté 70

Administration

Listes de participantsqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Étiquettes nominativesqté 80
Braceletsqté 80

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Repérez le parcours au moins une fois à l’avance et notez chaque passage bloqué, dangereux ou difficile à baliser. Préparez un itinéraire alternatif avant d’envoyer les informations aux participants.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la randonnée. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, d’imprimer les listes et de préparer un kit de départ pour chaque participant.
Répartissez les bénévoles par poste, avec une personne clairement responsable de chaque point de circulation. Remettez-leur les consignes, les gilets de sécurité, les sifflets et un moyen de communication chargé.
Installez les flèches, panneaux, cônes et rubans de balisage avant l’arrivée du premier groupe, puis revérifiez l’itinéraire le matin même. Un balisage déplacé ou manquant peut envoyer plusieurs participants sur la mauvaise route.
Prévoyez l’accueil au départ et à l’arrivée avec les tables, les listes, les cartes, les bracelets, les boissons froides, le café et le thé. Placez les trousses de premiers secours, les lampes et les batteries externes dans un endroit connu des responsables.

Questions fréquentes

Quand faut-il repérer le parcours d’une randonnée ?: Faites un premier repérage au moins 2 à 3 semaines avant l’événement, puis une dernière vérification le jour même. Contrôlez notamment les passages bloqués, la météo et l’état du balisage.
Combien de temps avant faut-il demander les autorisations pour une randonnée ?: Déposez les demandes au moins 4 à 8 semaines avant la date prévue, selon les règles locales et le parcours. Ne diffusez pas les invitations avant d’avoir vérifié que les autorisations nécessaires sont possibles.
Quand fermer les inscriptions pour une randonnée ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant le départ si vous devez préparer des kits individuels, des repas ou des listes imprimées. Gardez une marge de 24 heures pour traiter les dernières modifications.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la coordination et un bénévole à chaque poste de circulation sensible. Ajoutez une personne de réserve pour remplacer un absent ou intervenir rapidement sur le parcours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.