Zo organiseer je een dorpsfietstocht zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route en de start- en finishlocatie. Fiets de volledige route zelf voordat je rustpunten, vrijwilligersposten en bewegwijzering vastlegt. Regel daarna vergunningen, meldingen, verzekering, EHBO en fietsreparatiehulp; die onderdelen kosten vaak meer tijd dan verwacht. Open vervolgens de aanmelding en verzamel meteen dieetwensen en contactgegevens. In de laatste week controleer je het weer, maak je routeborden klaar en zorg je dat dranken, tafels en reparatiemateriaal op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
2 personen
3
Route volledig voorfietsen
3 personen
4
Routekaart opstellen
2 personen
5
Rustpunten bepalen
2 personen
6
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
7
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Routevrijwilligers indelen
2 personen
10
EHBO-contact regelen
11
Fietsreparatiehulp regelen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldformulier openen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Reserveringen maken
17
Routekaart online publiceren
18
Routeborden ontwerpen
2 personen
19
Deelnemerslijst controleren
2 personen
20
Vrijwilligersbriefing versturen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen ophalen
3 personen
24
Routeborden en pijlen maken
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Startnummers en polsbandjes klaarleggen
2 personen
28
Registratietafel voorbereiden
2 personen
29
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Routeborden langs route plaatsen
8 personen
34
Rustpunten inrichten
4 personen
35
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
38
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
39
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen

Event

40
Vrijwilligersposten innemen
10 personen
41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Aanmeldingen registreren
3 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
45
Fietsers laten vertrekken
3 personen
46
Verkeerspunten begeleiden
6 personen
47
Rustpunt bemannen
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Fruit en hapjes serveren
3 personen
50
Fietsers bij finish verwelkomen
4 personen
51
Fietsreparaties ondersteunen
2 personen
52
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
53
Aankomsttijden registreren
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
56
Dranken blijven aanvullen
2 personen
57
Deelnemers informeren over afsluiting
58
Route controleren op achterblijvers
3 personen

Nazorg

59
Routeborden verwijderen
6 personen
60
Terrein leegmaken
6 personen
61
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Locatie schoon opleveren
4 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
69
Route op beschadigingen controleren
2 personen
70
Deelnemers informeren na afloop
71
Vermiste eigendommen verzamelen
72
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Fietsrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiestandsaantal 2

Sportmateriaal

Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsbandplakkersaantal 6
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Reflectiehesjesaantal 20
Pionnenaantal 20
Routekaarthoudersaantal 120
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Dorpsvlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Prikbordaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koelkrattenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteilenaantal 8
Herbruikbare handschoenenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 30
Pionlintaantal 10
Kabelbindersaantal 200
Watervaste stiftenaantal 12
Routekaartenaantal 150

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 100
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaktelefoonsaantal 4

Administratie

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Registratieformulierenaantal 150
Inschrijfmappenaantal 6
Papiertapeaantal 12
Naamstickersaantal 150
Prikbordkaartenaantal 30

Tips

Fiets de route volledig voor met een routekaart in de hand. Noteer per rustpunt de afstand, beschikbare ruimte en plek voor een partytent, klaptafel en fietsrekken; zo ontdek je ontbrekende pijlen en lastige kruisingen vóór de deelnemers vertrekken.
Dien vergunningen en meldingen ruim vóór de tocht in en controleer tegelijk de aansprakelijkheidsverzekering. Wacht niet tot de laatste week: zonder bevestiging kun je startlocatie, afzethekken en routebegeleiding niet definitief plannen.
Plan routevrijwilligers op vaste punten en geef ze uiterlijk enkele dagen vooraf een briefing. Laat iedere vrijwilliger weten waar de reflectiehesjes, pionnen, routekaarthouders en communicatiemiddelen liggen en wie bij problemen bereikbaar is.
Regel EHBO en fietsreparatiehulp als afzonderlijke posten. Leg fietspompen, fietsgereedschapssets, reservebinnenbanden, fietsbandplakkers en tie-wraps bij de reparatiestand; deelnemers verwachten hulp vooral bij een lekke band of losse onderdelen.
Maak een sluitende opbouwplanning voor de finish. Koel dranken pas nadat je de koelboxen en stroom hebt gecontroleerd, en test koffiezetapparaten, waterkokers, verlenghaspels, stekkerdozen, microfoon en draagbare speakers vóór de ontvangst van de eerste fietsers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpsfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Reserveer vrijwilligers, EHBO en fietsreparatiehulp zodra de route vaststaat; de laatste 7 dagen gebruik je voor controle en uitvoering.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpsfietstocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en rustpunten, maar plan minimaal één vrijwilliger per routepost en extra hulp voor start en finish. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd een kleine reserve achter de hand.
Wanneer moet je de route van een dorpsfietstocht voorfietsen?: Fiets de volledige route minstens 3 tot 4 weken vooraf, nadat de route voorlopig is vastgelegd. Controleer in de laatste week nogmaals de bewegwijzering, wegwerkzaamheden, obstakels en bereikbaarheid van rustpunten.
Wat moet je regelen voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Zorg minimaal voor fietspompen, fietsgereedschapssets, reservebinnenbanden, fietsbandplakkers en tie-wraps. Wijs vóór de start een reparatiepunt en een contactpersoon aan, zodat deelnemers binnen enkele minuten weten waar ze hulp krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.