LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Wandeltocht organiseren: checklist voor voorbereiding en uitvoering

Een wandeltocht organiseren begint niet bij de starttafel, maar bij een haalbare route en duidelijke afspraken. Leg eerst afstand, start- en finishlocatie, rustpunten en vergunningseisen vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, routekaarten en materialen. In de laatste week controleer je het weer, eventuele routewijzigingen en de bereikbaarheid van alle posten. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare route, een bemande ontvangstbalie en voldoende water bij de rustpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route en afstand vastleggen

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Vergunningseisen controleren

  • Vergunning aanvragen

  • Rustpunten vastleggen

    2 personen

  • Route vooraf verkennen

    2 personen

  • Routebeschrijving opstellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Vrijwilligers indelen

  • Weersverwachting controleren

  • Routewijzigingen controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Routekaarten printen

  • Startpakketten samenstellen

    3 personen

  • Materialen opladen

Event

  • Startlocatie openen

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    3 personen

  • Tent en ontvangstbalie opbouwen

    4 personen

  • Routepijlen plaatsen

    4 personen

  • Rustpunt inrichten

    3 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

  • Aanmeldbalie klaarzetten

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Startpakketten uitdelen

    3 personen

  • Route en veiligheidsregels uitleggen

    2 personen

  • Wandelaars laten vertrekken

    3 personen

  • Achterblijvers registreren

  • Routepijlen controleren

    2 personen

  • Rustpunt bemannen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Fruit en snacks uitdelen

    2 personen

  • EHBO-materiaal beheren

  • Binnenkomende wandelaars registreren

    2 personen

  • Warme dranken serveren

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Laatste routecontrole uitvoeren

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verzamelen

    3 personen

  • Rustpunt afbreken

    3 personen

  • Startlocatie afbreken

    4 personen

  • Servies en materialen reinigen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Materialen controleren en drogen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 6
  • Klapstoelenaantal 20
  • Partytent
  • Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkokersaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Portofoonsaantal 6

Route en veiligheid

  • Routepijlenaantal 80
  • Pionnenaantal 20
  • Afzetlintaantal 4
  • Waarschuwingsbordenaantal 8
  • Veiligheidshesjesaantal 12
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Zaklampenaantal 8
  • Reflectiebandenaantal 20
  • Pennenaantal 30
  • Klembordenaantal 6
  • Plastic routehoezenaantal 80
  • Routekaartenaantal 80

Catering

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Herbruikbare mokkenaantal 60
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Serveerschalenaantal 8
  • Schenkkannenaantal 6
  • Koelelementenaantal 20
  • Boodschappen

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

  • Schoonmaakemmersaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Handvegersaantal 3
  • Vuilnisgrijpersaantal 2

Tips

  • Verken de volledige route vooraf en noteer kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar routepijlen of waarschuwingsborden nodig zijn. Plan hiervoor bij voorkeur 2 tot 4 weken voor de wandeltocht een aparte controle.
  • Controleer vergunningseisen voordat je deelnemers uitnodigt. Dien een vergunningaanvraag minimaal 6 tot 8 weken voor de tocht in als de gemeente dat vereist; zo houd je tijd over voor aanpassingen aan de route.
  • Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, afstand, bereikbaarheid, kledingadvies, rustpunten en een telefoonnummer voor vragen of wijzigingen.
  • Maak de vrijwilligersindeling niet alleen voor de start en finish. Wijs ook mensen toe aan rustpunten, routecontrole en het ophalen van routepijlen, pionnen en afzetlint na afloop.
  • Leg materialen de avond ervoor per locatie klaar. Laad portofoons, waterkokers en andere apparatuur op, tel routekaarten en startpakketten en controleer of iedere post een EHBO-koffer, afvalbak en verlichting heeft waar nodig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, vergunningseisen controleren, locaties reserveren, vrijwilligers indelen en deelnemersinformatie versturen.
Wanneer vraag ik een vergunning aan voor een wandeltocht?
Controleer de eisen direct nadat de route en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn. Als een vergunning nodig is, dien je de aanvraag meestal 6 tot 8 weken voor de wandeltocht in; controleer de termijn bij de betreffende gemeente.
Hoeveel rustpunten heeft een wandeltocht nodig?
Plan minimaal één rustpunt per 5 tot 8 kilometer en voeg een extra punt toe bij veel hoogteverschil of warm weer. Zorg per rustpunt voor drinkwater, bekers, afvalbakken en een vrijwilliger die de voorraad controleert.
Wanneer controleer ik de route voor het laatst?
Doe een laatste controle 1 tot 2 dagen voor de tocht en nogmaals op de ochtend zelf. Let op wegwerkzaamheden, afgesloten paden, ontbrekende routepijlen en plekken waar een routewijziging direct aan deelnemers moet worden doorgegeven.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!