Wandeltocht organiseren: een praktische checklist

Een wandeltocht organiseren begint niet bij de catering, maar bij een route die haalbaar en toegankelijk is. Leg daarna start- en eindlocatie, toestemming, aanmeldingen en noodcontacten vast. Controleer de route vooraf en plan rustpunten voordat je routekaarten print. In de laatste week verwerk je dieetwensen, controleer je het weer en stel je routepakketten samen. Op de dag zelf moeten bewegwijzering, drank, telefoons en de aankomstlocatie klaarstaan voordat de eerste deelnemers vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wandelroute bepalen
2 personen
Route toegankelijk controleren
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Benodigde toestemming controleren
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Noodcontacten vastleggen
Route vooraf nalopen
2 personen
Rustpunten vastleggen
2 personen
Routebeschrijving maken
Routekaarten printen
Deelnemerslijst printen
Weersverwachting controleren
Route bijstellen indien nodig
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
Routepakketten samenstellen
2 personen
Telefoons opladen
Eten voorbereiden
2 personen

Event

Aankomstlocatie opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Partytent opzetten
4 personen
Routepijlen ophangen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
EHBO-tas klaarzetten
Deelnemers registreren
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
Wandelgroep begeleiden
2 personen
Achterhoede begeleiden
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishdeelnemers opvangen
2 personen
Eten en drinken serveren
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
2 personen
Materialen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 16
Partytent
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 3
Smartphonesaantal 3

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 8
Wandelstokkenaantal 6
Fluitjesaantal 4
Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Regencapesaantal 35
Picknickdekensaantal 4
EHBO-tassenaantal 2
Thermische dekensaantal 4
Waterdichte routehoezenaantal 35

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Tangenaantal 3
Koelserviesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Isolerende handschoenenaantal 2

Kantoor

Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Permanentmarkersaantal 6
Naamstickersaantal 40
Printpapieraantal 100
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route uiterlijk 7 dagen vooraf na. Controleer niet alleen afstand en ondergrond, maar ook smalle doorgangen, rustpunten en plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn.
Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de tocht. Dan kun je deelnemers bevestigen, noodcontacten verzamelen en eten en drinken afstemmen op het definitieve aantal.
Maak per deelnemer een routepakket met routebeschrijving, routekaart en praktische informatie. Print minimaal 1 extra exemplaar per 10 deelnemers voor verlies of onverwachte aanmeldingen.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas de route aan als wind, hitte of regen een deel onveilig maakt. Leg regencapes, water en opgeladen telefoons klaar voordat je materialen naar de start brengt.
Bouw de aankomstlocatie minstens 60 minuten voor de verwachte aankomst op. Zet tafels, koelboxen, bekers, eten en bewegwijzering klaar en houd een aparte plek vrij voor deelnemers die hulp nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en eventuele toestemming. Open daarna de aanmelding en sluit die 3 tot 5 dagen voor vertrek, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel water heb je nodig voor een wandeltocht?: Reken bij normaal weer op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter water per deelnemer voor een tocht van 2 tot 3 uur, plus extra bij warm weer. Voorzie daarnaast minstens 10 procent reserve en plan een rustpunt waar drinken kan worden aangevuld.
Wanneer moet je de wandelroute controleren?: Loop de route minimaal 7 dagen vooraf volledig na en controleer haar nogmaals 24 uur voor de tocht. Zo kun je tijdelijke werkzaamheden, modder, gladheid of gewijzigde toegang nog verwerken in de routebeschrijving.
Wat moet ik meenemen naar een georganiseerde wandeltocht?: Neem naast routekaarten en deelnemerslijst ook opgeladen telefoons, powerbanks, fluitjes, reflecterende hesjes, routepijlen en regencapes mee. Leg alle materialen uiterlijk de avond ervoor per start-, route- en aankomstlocatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.