Wandeltocht organiseren: checklist en planning

Een wandeltocht organiseren begint niet bij de starttafel, maar bij een route die je vooraf hebt gelopen en gecontroleerd. Leg daarna toestemming, start- en eindlocatie, deelnemersgegevens en groepsindeling vast. In de laatste week bereid je routekaarten, routepijlen, catering en veiligheidsmateriaal voor. Op de dag zelf werk je van opbouw naar route-uitzetting en ontvangst, zodat deelnemers niet hoeven te wachten en je onderweg snel kunt handelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wandelroute vastleggen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Toestemming voor route regelen
Start- en eindlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Routekaarten maken
2 personen
Routekaarten afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Routeborden en linten inpakken
2 personen
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Startlocatie openen
2 personen
Tafels en tenten opstellen
4 personen
Route uitzetten
4 personen
Eindlocatie inrichten
4 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Startpakket uitdelen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Wandelgroepen laten vertrekken
6 personen
Routepost bemannen
4 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussendoortjes uitdelen
3 personen
Aankomst registreren
3 personen
Soep en brood opwarmen
4 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afwezigen telefonisch controleren
2 personen
Slotwoord en bedankje geven
Routeborden en linten ophalen
4 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Bierbankenaantal 4

Navigatie

Routekaartenaantal 60
Kompasaantal 8
Klembordenaantal 8
Watervaste stiftenaantal 20
Routepijlenaantal 35
Markeerlintaantal 6
Pionnenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Fluitjesaantal 12
Zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 6
Verlengkabelsaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterjerrycansaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70

Keuken

Soepketelsaantal 3
Grote kookpannenaantal 3
Gasbrandersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Schenk kannenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Afwasbakkenaantal 4
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Tips

Verken de volledige route vooraf en noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen of markeerlint nodig zijn. Controleer ook of de route na regen begaanbaar blijft.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 7 dagen vooraf. Deel deelnemers daarna in groepen in en geef elke groep een routekaart en duidelijke contactgegevens.
Bereken drinken voor de hele tocht en houd extra water achter de hand. Zet koelboxen, waterjerrycans, thermoskannen en herbruikbare bekers pas klaar nadat de route-uitrusting is ingepakt.
Laad telefoons en powerbanks de avond ervoor volledig op en controleer minstens één mobiele telefoon per groep. Leg EHBO-koffers, reflecterende hesjes, fluitjes, zaklampen en nooddekens op een vaste, bekende plek.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 2 uur voor de start. Zet partytenten en tafels eerst op, richt daarna de eindlocatie in en plaats routeborden pas vlak voor vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de route, toestemming en locaties. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de tocht en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel water heb je nodig voor een wandeltocht?: Reken minimaal 0,5 liter water per deelnemer voor een tocht van enkele uren, plus extra voorraad bij de start of eindlocatie. Voor warm weer is 0,75 tot 1 liter per persoon een veiliger uitgangspunt.
Wat neem je mee voor de veiligheid tijdens een wandeltocht?: Zorg per groep voor een opgeladen mobiele telefoon, routekaart en contactgegevens. Leg daarnaast EHBO-koffers, reflecterende hesjes, fluitjes, zaklampen en nooddekens klaar; controleer alles de dag voor vertrek.
Wanneer zet je routepijlen en markeerlint uit?: Zet de route op de dag zelf uit nadat de startlocatie is opgebouwd, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de eerste deelnemers vertrekken. Zo blijven pijlen en linten minder lang onbeheerd hangen en kun je de route direct nalopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.