LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Wandeltocht organiseren: complete checklist

Een wandeltocht organiseren begint niet op de dag zelf, maar met een route die je vooraf volledig loopt. Daarna regel je vergunningen, locaties, deelnemers en vrijwilligers in een vaste volgorde. In de laatste week draait alles om route-informatie, materiaal en weersverwachting. Op deze pagina staat de checklist voor alle onderdelen: van aanmelden en routekaarten tot registratie, rustpunt, veiligheidsinstructie en de inrichting van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wandelroute selecteren

    2 personen

  • Wandelroute vooraf lopen

    2 personen

  • Start- en eindlocatie reserveren

  • Routevergunning controleren

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemers bevestigen

  • Route-informatie versturen

  • Vrijwilligers indelen

  • Routekaarten afdrukken

  • Deelnemerslijsten afdrukken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Eten voorbereiden

    3 personen

  • Materialen inpakken

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

Event

  • Route markeren

    3 personen

  • Rustpunt opbouwen

    3 personen

  • Start- en finishruimte opbouwen

    4 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

  • Deelnemers registreren

    2 personen

  • Routekaarten uitdelen

    2 personen

  • Veiligheidsinstructie geven

  • Wandeltocht begeleiden

    4 personen

  • Rustpunt bemannen

    2 personen

  • Versnaperingen serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Route achteraf controleren

    2 personen

  • Finishdeelnemers registreren

    2 personen

  • Avondeten serveren

    3 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

Nazorg

  • Routeborden verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

  • Route controleren op afval

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 50
  • Biertafelsaantal 4
  • Tafelkleedaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 50
  • Herbruikbare bekersaantal 80
  • Koffiemokkenaantal 50
  • Besteksetsaantal 50

Keuken

  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveertangenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Koksmesaantal 3
  • Koelboxenaantal 6

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Warmwaterketelsaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

  • Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

  • Routepijlenaantal 40
  • Markeerlintaantal 6
  • Verkeerskegelsaantal 12
  • Routekaartenaantal 60
  • Startnummersaantal 50
  • Klembordenaantal 4
  • Stopwatchesaantal 2
  • Fluitjesaantal 4
  • Reflectievestenaantal 8
  • Megafoon
  • Powerbanksaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Wegwerphandschoenenaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Afwasteilaantal 2
  • Handzeepdispensersaantal 4
  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Bezem en blikaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Loop de volledige route minimaal 2 tot 3 weken vooraf en noteer kruisingen, onverharde stukken, rustmogelijkheden en plekken waar routepijlen of markeerlint nodig zijn. Zo ontdek je omleidingen voordat de deelnemers komen.
  • Stuur route-informatie uiterlijk 7 dagen vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de tocht. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving, zodat je eten en drinken niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
  • Maak per vrijwilliger een duidelijke post en geef de briefing 30 tot 45 minuten voor de start. Neem daarbij route, communicatie, verkeerskegels, reflectievesten en de procedure bij een incident door.
  • Pak routekaarten, deelnemerslijsten, startnummers, klemborden, fluitjes, powerbanks en EHBO-koffers in aparte bakken. Leg een reservevoorraad klaar voor minstens 5% extra deelnemers en controleer die aantallen bij het inpakken.
  • Controleer het weer 48 uur en opnieuw 3 uur voor vertrek. Zet dranken pas kort voor de start koud, houd verlichting en verlengsnoeren bij de hand voor de opbouw en richt het rustpunt zo in dat bevoorrading snel kan worden aangevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en eventuele vergunningen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en rond deelnemers, vrijwilligers en catering in de laatste 7 dagen af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?
Reken minimaal 1 coördinator, 1 registratievrijwilliger en per rustpunt of belangrijke kruising 1 vrijwilliger. Voor een groep tot 50 deelnemers kom je meestal uit op 4 tot 6 vrijwilligers, afhankelijk van route en verkeerssituatie.
Wanneer moet ik de wandelroute vooraf lopen?
Loop de route minstens 2 tot 3 weken voor de tocht en nogmaals kort voor de start als er veel regen, werkzaamheden of veranderingen onderweg zijn. Controleer tijdens de laatste ronde vooral markeringen, kruisingen en doorgangen.
Hoeveel drinken en eten heb ik nodig voor een wandeltocht?
Voor een tocht van enkele uren kun je per deelnemer minimaal 0,5 tot 1 liter drinken plannen, plus extra voor vrijwilligers. Bereken eten op basis van de verwachte pauze en voeg ongeveer 5% reserve toe voor onverwachte deelnemers of grotere porties.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!