Wandeltocht organiseren: checklist voor een goed voorbereide tocht

Een wandeltocht organiseren begint niet bij de starttafel, maar bij een route die je volledig hebt gelopen en gecontroleerd. Daarna regel je vergunningen, locaties, deelnemersinformatie en een plan voor slecht weer of noodsituaties. Werk met vaste deadlines: zo zijn routekaarten, groepsindeling en materialen op tijd klaar. Deze checklist helpt je van de eerste routekeuze tot de inrichting van start, rustpunt en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Route vooraf volledig verkennen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Start- en finishlocatie reserveren
Rustpuntlocatie reserveren
Deelnemersverzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten registreren
Deelnemersinformatie versturen
Routekaart en routebeschrijving maken
2 personen
Starttijden en groepen indelen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantallen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Routebordjes en pijlen controleren
2 personen
Materialen per post verdelen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Noodnummers en contactlijst afdrukken
Dranken koelen
2 personen

Event

Startlocatie inrichten
4 personen
Finishlocatie inrichten
4 personen
Route markeren
4 personen
Rustpunt inrichten
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startinstructie geven
2 personen
Startgroepen begeleiden
3 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Routepost bemannen
2 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
Routeverkeer en kruisingen controleren
2 personen
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Verbandmateriaal aanvullen
Vermiste deelnemers nabellen
2 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Deelnemers naar huis verwijzen
2 personen

Nazorg

Afval inzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Route controleren op achtergebleven materiaal
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Telefoonladersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Routebenodigdheden

Routebordjesaantal 35
Pijlenaantal 45
Afzetlintaantal 4
Markeerstiftenaantal 8
Pionnenaantal 12
Klembordenaantal 6
Routekaartenaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Thermische dekensaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Waterkannenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenklepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Koelrugzakkenaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 130
Pennenaantal 20
Stempelaantal 2
Polsbandjesaantal 130

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blikopenersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route uiterlijk twee tot drie weken vooraf. Noteer smalle doorgangen, ontbrekende markeringen en plekken waar een alternatieve route nodig kan zijn.
Leg een uiterste aanmelddatum vast, bijvoorbeeld zeven dagen voor de wandeltocht. Verzamel dan tegelijk dieetwensen, noodcontacten en het definitieve deelnemersaantal.
Stuur deelnemersinformatie minimaal vijf dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, groepsindeling, afstand, routebeschrijving, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Verdeel routebordjes, pijlen, afzetlint en andere materialen per traject of post. Geef elk team een klembord met routekaart en contactlijst, zodat niemand tijdens de opbouw hoeft te zoeken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet voor donkere of beschutte plekken ledlampen en zaklampen klaar en wijs vooraf aan wie de EHBO-koffer beheert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken vooraf met route, vergunningen en locaties. Plan de definitieve deelnemersaantallen, boodschappen en materiaalverdeling in de laatste zeven dagen.
Hoeveel water heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken als basis op ongeveer 0,5 tot 1 liter water per deelnemer, afhankelijk van afstand, temperatuur en beschikbare rustpunten. Zet extra water klaar bij start, finish en elk rustpunt waar geen tappunt is.
Wanneer moet ik de route van een wandeltocht markeren?: Markeer de route op de dag zelf of maximaal één dag vooraf, zodat pijlen en bordjes niet verdwijnen of worden verplaatst. Controleer alle kruisingen vlak voor de eerste groep vertrekt.
Wat moet ik regelen voor veiligheid tijdens een wandeltocht?: Leg noodnummers, contactpersonen en noodcontacten uiterlijk een week vooraf vast en neem de lijst op papier mee. Zorg daarnaast per begeleider of post voor duidelijke communicatie, een EHBO-koffer en waar nodig veiligheidshesjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.