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Checklist pour organiser une randonnée

Une randonnée réussie se prépare comme un parcours en plusieurs étapes : repérage, autorisations, inscriptions, logistique et sécurité. Cette checklist regroupe les 55 tâches et 44 fournitures nécessaires, du choix de la distance jusqu’au démontage. Prévois notamment un itinéraire de secours, des contacts d’urgence à jour et assez de temps pour baliser le parcours avant l’arrivée des participants. Les derniers contrôles portent sur la météo, les boissons fraîches, les horaires de départ et l’installation des zones d’accueil et d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire et la distance

    2 personnes

  • Reconnaître l’itinéraire à l’avance dans son intégralité

    2 personnes

  • Fixer un itinéraire alternatif

    2 personnes

  • Gérer les autorisations et les déclarations

  • Réserver le lieu de départ et d’arrivée

  • Réserver l’emplacement du point de repos

  • Vérifier l’assurance des participants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Enregistrer les contacts d'urgence

  • Envoyer les informations aux participants

  • Créer la carte et le descriptif du parcours

    2 personnes

  • Répartir les horaires de départ et les groupes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer le nombre de participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier les panneaux d’itinéraire et les flèches

    2 personnes

  • Distribuer les documents par courrier

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer les numéros d’urgence et la liste des contacts

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

Événement

  • Aménager le lieu de départ

    4 personnes

  • Aménager la zone d’arrivée

    4 personnes

  • Baliser l’itinéraire

    4 personnes

  • Aménager un espace de repos

    2 personnes

  • Installer le matériel de premiers secours et de sécurité

    2 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Inscrire les participants

    3 personnes

  • Donner les consignes de départ

    2 personnes

  • Accompagner les groupes de départ

    3 personnes

  • Encadrer les retardataires

    2 personnes

  • Tenir le poste de route

    2 personnes

  • Tenir le point de repos

    3 personnes

  • Distribuer de l’eau et des fruits

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Vérifier la circulation sur le parcours et aux intersections

    2 personnes

  • Accueillir les participants à l'arrivée

    3 personnes

  • Tenir le suivi des arrivées

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner le matériel de pansement

  • Relancer les participants absents

    2 personnes

  • Retirer les panneaux d’orientation

    3 personnes

  • Renvoyer les participants chez eux

    2 personnes

Suivi

  • Collecter les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Vérifier l’itinéraire pour s’assurer qu’il ne reste aucun matériel

    2 personnes

  • Rassembler le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Rendre les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 24
  • Tables hautesqté 4

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Talkies-walkiesqté 6
  • Chargeurs de téléphoneqté 4
  • Rallongesqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6

Matériel de parcours

  • Panneaux d’orientationqté 35
  • Flèchesqté 45
  • Ruban de balisageqté 4
  • Marqueursqté 8
  • Cônesqté 12
  • Presse-papiersqté 6
  • Cartes d'itinéraireqté 120

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Gilets de sécuritéqté 12
  • Lampes de pocheqté 8
  • Couvertures thermiquesqté 10

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Assiettes réutilisablesqté 120
  • Couverts réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 100
  • Carafes d’eauqté 10

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Louches de serviceqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pincesqté 6
  • Sacs à dos isothermesqté 4

Inscription

  • Étiquettes nominativesqté 130
  • Stylosqté 20
  • Tamponqté 2
  • Braceletsqté 130

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Balaiqté 2
  • Ouvre-boîtesqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Repère l’itinéraire dans son intégralité avant de l’annoncer, puis fixe une variante si un passage devient impraticable. Note les distances, les horaires estimés et les points où les groupes peuvent se séparer.
  • Ne garde pas les inscriptions pour la dernière semaine : collecte dès le départ les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les informations d’assurance. Confirme ensuite l’effectif final avant les achats et l’impression des documents.
  • Prépare le balisage au moins la veille et vérifie chaque panneau, flèche, cône et ruban sur place. Un seul contrôle au départ ne suffit pas si plusieurs groupes empruntent le parcours à des heures différentes.
  • Organise le départ et l’arrivée comme deux zones distinctes : tables, chaises, documents, boissons et moyens de communication doivent être prêts avant le premier créneau. Charge les talkies-walkies et les téléphones avant l’installation.
  • Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Adapte les consignes, garde les trousses de premiers secours et les couvertures thermiques accessibles, et prévois un éclairage si la visibilité baisse.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?
Prévois au moins 4 à 6 semaines pour une randonnée avec inscriptions, réservations et autorisations. Ajoute 1 à 2 semaines si l’itinéraire est nouveau ou si plusieurs groupes doivent partir à des horaires différents.
Quand faut-il baliser un parcours de randonnée ?
Balisage le jour précédent lorsque le parcours est stable, puis vérification complète le matin du départ. Contrôle aussi les intersections et les zones exposées juste avant le passage du dernier groupe.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une randonnée ?
Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour les premières heures, en adaptant selon la distance, la chaleur et l’accès à l’eau. Refroidis les boissons avant l’ouverture du départ et garde des carafes ou des thermos pour les points de repos.
Quand confirmer le nombre de participants ?
Demande une confirmation finale 5 à 7 jours avant la randonnée. Utilise cet effectif pour les achats, les groupes de départ, les cartes, les documents d’urgence et l’aménagement des espaces.

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