Wandelmarathon organiseren: complete checklist
Een wandelmarathon organiseren begint niet bij de starttafel, maar bij route, vergunningen en veiligheid. Leg de datum, start- en finishlocatie en rustpunten vroeg vast en loop het parcours fysiek voor. Daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers, medische gegevens en routecommunicatie. In de laatste week controleer je de weersverwachting, materialen en bezetting. Deze checklist helpt je de 75 voorbereidingstaken in de juiste volgorde af te werken, van eerste besluit tot finish.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Rustpunten langs de route vastleggen
2 personen
Routevergunningen controleren
Route digitaal uitwerken
2 personen
Route fysiek voorlopen
3 personen
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestigingen versturen
2 personen
Startnummers aanmaken
2 personen
Routekaarten laten drukken
Medische contactgegevens verzamelen
EHBO-bezetting indelen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen bestellen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Routeborden sorteren
3 personen
Telefoonnummers verspreiden
Event
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafels inrichten
3 personen
Finishboog plaatsen
3 personen
Routepijlen uitzetten
6 personen
Rustpunten opbouwen
8 personen
Waterpunten vullen
4 personen
EHBO-posten inrichten
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
3 personen
Startinstructie geven
2 personen
Wandelaars laten starten
5 personen
Routepost bemannen
8 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Rustpunt één bemannen
3 personen
Rustpunt twee bemannen
3 personen
Rustpunt drie bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Snacks aanvullen
3 personen
EHBO-hulp verlenen
4 personen
Achterblijvers signaleren
2 personen
Routepijlen controleren
3 personen
Finishregistratie bijhouden
3 personen
Finishmedailles uitdelen
2 personen
Finishdranken serveren
3 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste wandelaars begeleiden
4 personen
Finish afsluiten
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
3 personen
Nazorg
Routeborden opruimen
5 personen
Rustpunten afbreken
6 personen
Finishlocatie afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verwerken
Deelnemersbedankje versturen
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inschrijftafelsaantal 4
- Buffettafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 180
- Routebordenaantal 35
- Kilometerbordenaantal 9
- Startnummersaantal 250
- Veiligheidshesjesaantal 35
- Finishmedaillesaantal 250
- Wandelstokkenaantal 10
- Parcourslintaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Zaklampenaantal 20
- Thermodekensaantal 25
- Koelboxenaantal 12
- Jerrycansaantal 20
- Handpompenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 5
- Pleistersetsaantal 10
- Reanimatiemaskersaantal 3
Apparatuur
- Portofoonsaantal 20
- Megafoonsaantal 3
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Labelprintersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 12
- Mobiele telefoonsaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 10
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Startvlaggenaantal 2
- Finishvlaggenaantal 2
- Pijlbannersaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Herbruikbare soepkommenaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 300
- Koffiekannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 12
- Schenk kannenaantal 20
Keuken
- Soepketelsaantal 4
- Inductiekookplatenaantal 4
- Snijplankenaantal 8
- Koks messenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Voedselbakkenaantal 20
- Koelelementenaantal 40
- Dienbladenaantal 12
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 12
- Desinfectiepompenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Afvalgrijpersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag vergunningen en controleer routebeperkingen zodra datum en parcours voorlopig vaststaan. Reken op enkele weken verwerkingstijd en plan geen publiciteit voordat je weet dat de route is toegestaan.
- Loop de volledige route minimaal één keer voor en noteer gevaarlijke kruisingen, smalle stukken en plekken zonder bereik. Gebruik die informatie voor routeborden, verkeersregelaars en de EHBO-indeling.
- Open de inschrijving zodra route, starttijd en rustpunten definitief zijn. Verzamel tegelijk medische contactgegevens en dieetwensen, zodat je niet vlak voor de wandeldag tientallen deelnemers hoeft na te bellen.
- Maak per rustpunt een aparte materiaallijst met water, koelboxen, afvalbakken, EHBO-koffers en communicatie. Controleer twee dagen vooraf of elk punt een bezette vrijwilliger en een duidelijke aanrijroute heeft.
- Sorteer routepijlen, routeborden en kilometerborden per trajectdeel en nummer ze vooraf. Laat minstens twee mensen de uitzetroute nalopen voordat de eerste deelnemer vertrekt; ontbrekende borden vallen dan nog op tijd op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Plan de inschrijving en vrijwilligerswerving daarna, zodat je in de laatste 2 weken alleen nog controleert en bijstuurt.
- Hoeveel rustpunten heeft een wandelmarathon nodig?
- Plan meestal elke 5 tot 8 kilometer een rustpunt, afhankelijk van afstand, weer en bereikbaarheid. Geef per punt vooraf aan welke vrijwilliger, watervoorraad, EHBO-materiaal en afvalvoorziening nodig zijn.
- Wanneer moet ik deelnemers bevestigen voor een wandelmarathon?
- Stuur de bevestiging uiterlijk 7 dagen voor de start, met starttijd, route-informatie, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf meenemen. Verwerk wijzigingen en afmeldingen tot 48 uur vooraf in je deelnemerslijst.
- Wanneer controleer ik het weer voor een wandelmarathon?
- Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Pas dan je drinkwatervoorraad, schuilplekken, vrijwilligersinstructies en veiligheidsmaatregelen aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!