Wandermarathon organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Wandermarathon braucht mehr Vorbereitung als eine markierte Strecke und einen Startbogen. Du musst Route und Genehmigungen früh klären, Ruhepunkte planen, Helfer einteilen und medizinische Daten sicher erfassen. Besonders leicht werden Wegweiser, Funkgeräte, Wasserkanister und die Einweisung der Verkehrsregler zu spät organisiert. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zur Ausgabe der Startnummern und zur Betreuung am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
Routen-Genehmigungen prüfen
Route digital ausarbeiten
2 Personen
Route vor Ort abgehen
3 Personen
Gefahrenstellen markieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerbestätigungen versenden
2 Personen
Startnummern erstellen
2 Personen
Routenpläne drucken lassen
Medizinische Kontaktdaten sammeln
Erste-Hilfe-Besetzung einteilen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Wegweiser sortieren
3 Personen
Telefonnummern verteilen

Event

Startort reinigen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetische einrichten
3 Personen
Zielbogen aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Ruhebereiche aufbauen
8 Personen
Wasserstellen auffüllen
4 Personen
Erste-Hilfe-Stationen einrichten
4 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Startpakete bereitlegen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Gepäck annehmen
3 Personen
Startanweisung geben
2 Personen
Wanderer starten lassen
5 Personen
Routeposten besetzen
8 Personen
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Ruhebereich 1 besetzen
3 Personen
Ruhepunkt besetzen
3 Personen
Rastplatz drei besetzen
3 Personen
Getränke nachfüllen
4 Personen
Snacks auffüllen
3 Personen
Erste-Hilfe leisten
4 Personen
Verbliebene Personen ausfindig machen
2 Personen
Wegweiser prüfen
3 Personen
Zielerfassung führen
3 Personen
Finisher-Medaillen verteilen
2 Personen
Zielgetränke servieren
3 Personen
Suppe und Brot servieren
4 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Beleuchtung einschalten
2 Personen
Letzte Wanderer begleiten
4 Personen
Zielbereich abschließen
3 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
3 Personen

Nachbereitung

Routenschilder wegräumen
5 Personen
Ruhezonen abbauen
6 Personen
Aufbau am Zielort abbauen
6 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Routencheck im Anschluss durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
AnmeldetischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 8
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

WegweiserAnz. 180
WegweiserAnz. 35
KilometerschilderAnz. 9
StartnummernAnz. 250
SicherheitswestenAnz. 35
Finisher-MedaillenAnz. 250
GehstöckeAnz. 10
StreckenbandAnz. 12
KegelAnz. 40
TaschenlampenAnz. 20
ThermodeckenAnz. 25
KühlboxenAnz. 12
KanisterAnz. 20
HandpumpenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 5
PflastersetsAnz. 10
ReanimationsmaskenAnz. 3

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 20
MegafoneAnz. 3
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 4
EtikettendruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 12
MobiltelefoneAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

BallonsAnz. 100
StartflaggenAnz. 2
ZielflaggenAnz. 2
PfeilbannerAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
Wiederverwendbare SuppenschalenAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbares BesteckAnz. 300
KaffeekannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 20

Küche

SuppenkesselAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
KühlelementeAnz. 40
TablettsAnz. 12

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 12
PutzlappenAnz. 30
AbfallgreiferAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Start-Ziel-Ort mindestens 12 Wochen vorher fest. Gehe die Strecke anschließend vor Ort ab und markiere Gefahrenstellen, bevor du die digitale Routenplanung und die Genehmigungen abschließt.
Plane Ruhepunkte nicht nur nach Kilometern, sondern auch nach der tatsächlichen Gehzeit. Für einen Wandermarathon sollten Teilnehmende spätestens alle 8 bis 10 Kilometer eine betreute Möglichkeit für Wasser, kurze Pausen und medizinische Hilfe erreichen.
Öffne die Anmeldung spätestens 8 Wochen vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche und medizinische Kontaktdaten getrennt, verschicke Teilnehmerbestätigungen und drucke Startnummern erst nach dem Anmeldeschluss.
Teile Helfer mindestens 14 Tage vorher verbindlich ein und weise Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Teams und Streckenposten separat ein. Prüfe, ob an jedem Abschnitt Funkgeräte, Sicherheitswesten, Megafone und Taschenlampen verfügbar sind.
Bestelle Verbrauchsmaterial und Verpflegung etwa 7 Tage vorher und stelle die Starterpakete spätestens am Vortag zusammen. Kontrolliere dabei Wegweiser, Kilometerschilder, Streckenband, Erste-Hilfe-Koffer, Thermodecken und Wasserkanister einzeln.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Wandermarathon anmelden?: Öffne das Anmeldeformular ungefähr 8 Wochen vor dem Wandermarathon. So bleiben mindestens 2 Wochen für die Einteilung der Helfer und einige Tage für Startnummern, Routenpläne und Starterpakete.
Wann sollte die Route für einen Wandermarathon feststehen?: Lege die Route und den Start-Ziel-Ort idealerweise 12 Wochen vorher fest. Plane danach ausreichend Zeit für Genehmigungen, den Vor-Ort-Termin und die Kennzeichnung von Gefahrenstellen ein.
Wie viele Ruhepunkte braucht ein Wandermarathon?: Plane einen betreuten Ruhepunkt etwa alle 8 bis 10 Kilometer ein und passe die Zahl an Höhenmeter, Untergrund und erwartete Gehzeit an. Jeder Punkt braucht eine klare Zuständigkeit sowie Wasser, Kommunikationsmittel und Erste-Hilfe-Material.
Wann werden Helfer für einen Wandermarathon eingeteilt?: Teile die Helfer spätestens 14 Tage vor dem Termin ein. Die Einweisung der Verkehrsregler und Streckenposten sollte vor dem Veranstaltungstag stattfinden, damit Aufgaben, Funkkanäle und Notfallwege geklärt sind.

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