Checklist pour organiser une marathon de marche

Une marathon de marche se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des participants et de la sécurité. Fixez l’itinéraire, obtenez les autorisations et repérez chaque zone à risque avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les points de repos, le ravitaillement, les premiers secours et une équipe de bénévoles clairement répartie. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’à l’accueil et au balisage du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Définir les points de repos le long du parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations de parcours
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
Parcourir l'itinéraire à pied
3 personnes
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations des participants
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
Collecter les coordonnées médicales
Répartir le personnel de premiers secours
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Commander les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Distribuer les numéros de téléphone

Événement

Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Installer les flèches de signalisation
6 personnes
Installer les points de repos
8 personnes
Remplir les points d'eau
4 personnes
Mettre en place les postes de premiers secours
4 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les marcheurs
5 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Occuper les points de circulation
6 personnes
Mobiliser un point de repos
3 personnes
Assurer le point de repos deux
3 personnes
Affecter trois personnes au point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les snacks
3 personnes
Fournir les premiers secours
4 personnes
Repérer les personnes restées sur place
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
3 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer les médailles d’arrivée
2 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Accompagner les derniers marcheurs
4 personnes
Fermer l'arrivée
3 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
3 personnes

Suivi

Ranger les panneaux de signalisation
5 personnes
Démonter les zones de repos
6 personnes
Démonter le site d’arrivée
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Flèches de directionqté 180
Panneaux de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 9
Numéros de départqté 250
Gilets de sécuritéqté 35
Médailles de finisherqté 250
Bâtons de marcheqté 10
Ruban de parcoursqté 12
Cônesqté 40
Lampes de pocheqté 20
Marqueurs thermiquesqté 25
Glacièresqté 12
Jerricansqté 20
Pompes à mainqté 8
Trousses de premiers secoursqté 5
Trousses de pansementsqté 10
Masques de réanimationqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 20
Mégaphonesqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 12
Téléphones portablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Ballonsqté 100
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Bannières fléchéesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Soupes réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 300
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 12
Pichets de serviceqté 20

Cuisine

Marmites à soupeqté 4
Plaques à inductionqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Louchesqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Pains de glaceqté 40
Plateauxqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12
Pompes désinfectantesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Pinces à déchetsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Parcourez tout l’itinéraire à pied avant de le publier. Notez les passages dangereux, mesurez les distances entre les points de repos et prévoyez un plan de remplacement pour les zones impraticables.
Lancez les demandes d’autorisation plusieurs semaines avant l’événement. Vérifiez séparément le lieu de départ et d’arrivée, les voies empruntées et les éventuelles restrictions de circulation.
Répartissez les bénévoles par poste, avec un responsable pour chaque point de repos et chaque zone de circulation. Faites un briefing unique avant le départ et donnez aux coordinateurs des talkies-walkies.
Fermez les inscriptions avant de composer les kits de départ. Utilisez le nombre final de participants pour préparer les dossards, les cartes, les besoins alimentaires et les quantités de ravitaillement.
Contrôlez la météo et le matériel la veille, puis triez les flèches, panneaux, bornes kilométriques et rubans par ordre d’utilisation. Gardez les trousses de premiers secours et les moyens de communication accessibles dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marathon de marche ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de confirmer le parcours, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions avant le jour du départ.
Quand faut-il repérer l’itinéraire d’une marathon de marche ?: Faites une reconnaissance complète au moins 4 semaines avant l’événement, puis un dernier contrôle 2 à 3 jours avant. Vérifiez notamment les zones dangereuses, le balisage possible et l’état des passages.
Combien de bénévoles faut-il pour une marathon de marche ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais prévoyez une personne à chaque point de repos et dans chaque zone nécessitant une régulation. Ajoutez une équipe dédiée aux inscriptions, aux premiers secours et au départ-arrivée.
Quand préparer les dossards et les kits de départ ?: Préparez les dossards dès que les inscriptions sont closes, généralement 7 à 10 jours avant le départ. Composez les kits dans les 2 ou 3 jours précédant l’événement, après vérification du nombre définitif de participants.

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