Wandelkamp organiseren: checklist van route tot vertrek
Een wandelkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitstippelen. Je regelt tegelijk start- en eindlocatie, groepsindeling, medische informatie, eten en veiligheid onderweg. Begin met datum, route en alternatieve route en werk daarna toe naar deelnemersinformatie en materiaal. Controleer vlak voor vertrek opnieuw het weer, de bereikbaarheid van de route, de EHBO-koffers en de opgeladen telefoons en powerbanks.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Wandelroute controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Weersafhankelijke keuzes bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Medische informatie verzamelen
Toestemmingen controleren
Deelnemerslijst opstellen
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Route-instructies uitschrijven
Deelnemersinformatie versturen
Aanwezigheid en vertrektijd bevestigen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw op bereikbaarheid controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten koelen
Materialen verzamelen
2 personen
EHBO-set controleren
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
Routekaarten printen
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Event
Startlocatie klaarzetten
4 personen
Tafels en banken plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Water- en snackpunt klaarzetten
2 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Noodcontacten beschikbaar maken
Wandelregels uitleggen
2 personen
Groepen laten vertrekken
4 personen
Groepsroute begeleiden
6 personen
Tussenstop begeleiden
6 personen
Water en snacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Achterblijvers en tempo bewaken
4 personen
Eindpunt voorbereiden
3 personen
Aankomst registreren
2 personen
Schoenen en kleding controleren
2 personen
Fruit en soep serveren
4 personen
Broodmaaltijd klaarzetten
4 personen
Broodmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel uitleggen
2 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Warme drank serveren
3 personen
Deelnemers terugmelden
2 personen
Vertrekafspraken controleren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en banken opruimen
3 personen
Routepijlen verwijderen
2 personen
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verwerken
Verloren voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapbankenaantal 8
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
- Soepkommenaantal 40
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerlepelsaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokkenaantal 12
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Luidspreker
- Microfoon
- Powerbanksaantal 8
Sportmateriaal
- Wandelrugzakkenaantal 30
- Reflectiehesjesaantal 12
- Wandelstokkenaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Touwenaantal 4
- Frisbeesaantal 6
- Ballenaantal 6
Verlichting
- Zaklampenaantal 12
- Hoofdlampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 10
- Fluitjesaantal 12
- Handgelaantal 6
- Zonnebrandcrèmeaantal 6
Communicatie
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Walkietalkiesaantal 8
- Routekaartenaantal 12
- Routebeschrijvingenaantal 35
- Deelnemerslijstenaantal 8
- Noodcontactformulierenaantal 40
Decoratie
- Startvlaggenaantal 2
- Routepijlenaantal 40
- Afzetlintaantal 4
- Naamstickersaantal 40
Schoonmaak
- Afvalzakkenaantal 40
- Afwasbakkenaantal 3
- Afwassponzenaantal 6
- Theedoekenaantal 12
- Schoonmaakemmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg naast de hoofdroute ook een alternatieve route vast en controleer beide opnieuw op bereikbaarheid in de laatste week. Zo kun je bij slecht weer, werkzaamheden of een afgesloten pad direct schakelen.
- Verzamel dieetwensen, medische informatie en noodcontacten vóór je de groepen indeelt. Koppel daarna per groep een begeleider en zorg dat die de route-instructies en relevante gegevens bij zich heeft.
- Plan het eet- en drinkmoment vóór de wandeldag uit: koelproducten gaan in koelboxen met ijsblokken en warme dranken in thermoskannen. Controleer daarnaast of je genoeg herbruikbare bekers, soepkommen, borden en bestek hebt voor alle deelnemers.
- Maak de start overzichtelijk met een inschrijftafel, deelnemerslijst en duidelijke vertrektijd. Leg pionnen, reflectiehesjes en eventuele wandelstokken klaar voordat de eerste groep vertrekt, in plaats van ze tijdens de briefing nog te zoeken.
- Laad telefoons, powerbanks, zaklampen en hoofdlampen uiterlijk de avond ervoor op en controleer de batterijen. Leg minstens één EHBO-koffer op een afgesproken, snel bereikbare plek en spreek af wie die meeneemt tijdens de wandeling.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelkamp organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en start- en eindlocatie. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, groepsindeling, inkopen en deelnemersinformatie.
- Wanneer moet ik de route van een wandelkamp controleren?
- Controleer de route bij het vastleggen en opnieuw in de laatste week. Doe op de dag zelf nog een korte bereikbaarheidscheck, vooral na zware regen, storm of wegwerkzaamheden.
- Hoeveel tijd voor vertrek moet ik deelnemersinformatie versturen?
- Stuur route-instructies, startlocatie, vertrektijd en pakinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Bevestig aanwezigheid en vertrektijd nogmaals 24 tot 48 uur voor het wandelkamp.
- Wanneer regel ik dieetwensen en medische informatie voor een wandelkamp?
- Vraag beide gegevens direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor vertrek. Zo kun je eten, groepsbegeleiding en noodcontacten nog tijdig aanpassen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!