Zo organiseer je een wafelenverkoop

Een wafelenverkoop loopt vlot als je eerst de bestellingen en verkoopstroom vastlegt en pas daarna ingrediënten en materiaal regelt. Reserveer de locatie, controleer de verkoopvergunning en open een bestelformulier met een duidelijke sluitingsdatum. Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie meteen, zodat je later geen losse berichten hoeft uit te pluizen. Plan vervolgens vrijwilligers per taak: onthaal, kassa, bakken, verpakken en afhalen. Test de wafelijzers en bouw de verkoopbalie vooraf op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Verkooplocatie reserveren
2
Verkoopvergunning controleren
3
Verkoopinformatie opstellen
4
Flyers en online bericht maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Bestelformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers inplannen
2 personen
10
Bestellingen bevestigen
2 personen
11
Prijslijst en allergenen maken
2 personen
12
Wafelijzers testen
2 personen
13
Voorraad controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Bestellingen sorteren
2 personen
16
Droge ingrediënten klaarzetten
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen

Event

19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Wafelbakstations opbouwen
4 personen
22
Verkoopbalie inrichten
3 personen
23
Allergeneninformatie zichtbaar plaatsen
2 personen
24
Beslag bereiden
4 personen
25
Toppings en verpakkingen klaarzetten
3 personen
26
Proefwafels bakken
3 personen
27
Verkoopteam instrueren
2 personen
28
Wafels bakken
6 personen
29
Wafels serveren en verpakken
4 personen
30
Bestellingen uitgeven
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Kassa bedienen
2 personen
33
Werkbladen schoonhouden
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Laatste bestellingen afronden
3 personen

Nazorg

36
Voorraad en opbrengst tellen
2 personen
37
Wafelijzers uitschakelen
2 personen
38
Voedsel veilig opbergen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Partytenten afbreken
4 personen
41
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Afval wegbrengen
2 personen
44
Materialen laten drogen
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Kassa en materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Wafelijzersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Kassarekenmachinesaantal 2
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2

Keuken

Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Handmixersaantal 3
Gardeaantal 6
Beslaglepelsaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Keukentangenaantal 6
Bakplatenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12
Koelthermometersaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekannenaantal 4
Herbruikbare thermoskannenaantal 4
Herbruikbare schalenaantal 8

Decoratie

Prijsbordenaantal 4
Menubordenaantal 3
Pijlbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit het bestelformulier minstens 5 dagen voor de verkoop. Bevestig daarna elke bestelling met aantallen, afhaaluur en eventuele dieetwensen, zodat je de productie kunt sorteren.
Maak de prijslijst en allergeneninformatie vóór je flyers verstuurt. Zet beide op een zichtbaar menubord aan de verkoopbalie; mondelinge uitleg alleen wordt snel vergeten.
Plan per wafelbakstation minstens 2 personen: één voor het beslag en bakken, één voor toppings, verpakking en controle. Test elk wafelijzer vooraf met een volledige bakronde.
Koop droge ingrediënten pas nadat de bestellingen zijn bevestigd en tel per soort na. Zet beslag, toppings en verpakkingen in afzonderlijke voorraadbakken, zodat vrijwilligers niet tijdens de piek hoeven te zoeken.
Regel stroom en geld vóór de opbouw: leg verlengkabels en stekkerdozen veilig vast en voorzie per kassa een geldkistje met wisselgeld. Houd dranken gekoeld en zet tafels, pijlborden en afzetpalen klaar voordat bezoekers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang op voorhand moet ik een wafelenverkoop organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie, vergunning en verkoopinformatie. Open het bestelformulier uiterlijk 2 weken voor de verkoop en sluit het minstens 5 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wafelenverkoop?: Reken op minstens 2 vrijwilligers per wafelbakstation, plus 1 persoon aan de kassa en 1 voor onthaal of afhalen. Voor 2 bakstations kom je dus uit op minimaal 6 mensen tijdens de drukste uren.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een wafelenverkoop doen?: Doe de houdbare boodschappen nadat het bestelformulier is gesloten en de aantallen zijn gecontroleerd, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Koop of koel verse producten uiterlijk de dag ervoor.
Hoe voorkom ik fouten met allergenen bij een wafelenverkoop?: Verzamel dieetwensen bij de bestelling en noteer ze per bestelling, niet op losse briefjes. Maak de allergenenlijst uiterlijk 1 dag vooraf en plaats die zichtbaar aan de verkoopbalie en bij de verpakkingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.