Vrijwilligersreis organiseren: checklist en planning

Een vrijwilligersreis vraagt meer voorbereiding dan alleen vervoer en een programma. Je regelt deelnemersinformatie, toestemmingen, noodcontacten, groepsindeling en materiaal voor onderweg. Begin met het dagprogramma en de route, leg daarna vervoer en locatiebezoek vast en werk toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst. In de laatste week draait alles om bevestigen, afdrukken en klaarzetten. Met deze checklist houd je de 72 taken en 32 benodigdheden per fase bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Dagprogramma vastleggen
2 personen
Reisroute controleren
2 personen
Vervoer reserveren
Locatiebezoek reserveren
Vertrektijd bevestigen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Routekaarten afdrukken
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Maaltijden bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantal bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten portioneren
3 personen
Reisbenodigdheden verzamelen
2 personen
EHBO-set controleren
Documenten inpakken
2 personen
Deelnemers herinneren

Event

Verzamelpunt klaarzetten
3 personen
Materiaal naar vertrekpunt brengen
3 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bagage labelen
2 personen
Groepsindeling toelichten
Veiligheidsinstructies geven
Deelnemers laten instappen
3 personen
Reisdocumenten uitdelen
2 personen
Vertrek controleren
2 personen
Dranken uitdelen
3 personen
Snacks uitdelen
2 personen
Eerste tussenstop begeleiden
4 personen
Deelnemers tellen
2 personen
Programma ter plaatse toelichten
2 personen
Groepen naar locatie begeleiden
4 personen
Materialen uitdelen
3 personen
Activiteit begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepen terugbrengen
4 personen
Avondmaaltijd uitdelen
4 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Laatste tussenstop begeleiden
4 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Deelnemers laten instappen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Terugreis begeleiden
4 personen
Uitstappen begeleiden
3 personen
Bagage uitdelen
2 personen
Vertrekpunt controleren
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Reismateriaal sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersfoto's delen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Declaratiebonnen bundelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reismateriaal

Deelnemersmappenaantal 35
Routekaartenaantal 35
Programma'saantal 35
Noodcontactformulierenaantal 35
Naamkaartjesaantal 35
Lanyardsaantal 35
Bagagelabelsaantal 35
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Kleurstickersaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speaker
Megafoon
Zaklampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servetdispensersaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Veiligheidshesjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het dagprogramma en de reisroute eerst vast. Controleer vervolgens het vervoer en reserveer een locatiebezoek, zodat de vertrektijd niet afhankelijk blijft van losse aannames.
Stuur de uitnodiging zodra datum, route en programma staan. Geef deelnemers een duidelijke aanmeldtermijn en verzamel tegelijk dieetwensen, noodcontacten en benodigde toestemmingen.
Maak uiterlijk een week voor vertrek de deelnemerslijst definitief. Deel daarna begeleiders in, maak de groepsindeling en verstuur de deelnemersinformatie met vertrektijd, route en bagage-instructies.
Druk reismateriaal niet pas op de vertrekdag. Leg routekaarten, programma’s, noodcontactformulieren, naamkaartjes en bagagelabels per deelnemer klaar in de deelnemersmappen.
Controleer het aantal eters en drinkers opnieuw voordat je boodschappen doet. Koel dranken op tijd, portioneer eten vooraf en test powerbanks, oplaadkabels, speaker en megafoon vóór vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het dagprogramma, de route en het vervoer. Plan de aanmeldingen en toestemmingen uiterlijk 3 weken voor vertrek af.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst van een vrijwilligersreis definitief maken?: Bevestig het deelnemersaantal ongeveer 7 dagen voor vertrek. Gebruik die definitieve lijst voor de groepsindeling, maaltijden, deelnemersmappen en naamkaartjes.
Wat moet ik meenemen op een vrijwilligersreis?: Neem per deelnemer reismateriaal mee, zoals een routekaart, programma en noodcontactformulier. Controleer daarnaast apparatuur, EHBO-set, eten, drinken, herbruikbaar servies en schoonmaakmateriaal minstens één dag vooraf.
Wanneer regel ik eten en drinken voor een vrijwilligersreis?: Bestel maaltijden zodra het deelnemersaantal bekend is en controleer de aantallen opnieuw 7 dagen voor vertrek. Doe de boodschappen kort voor vertrek, koel dranken vooraf en portioneer eten voordat de groep aankomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.