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Freiwilligenreise organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Freiwilligenreise müssen Anmeldung, Transport, Betreuung und Verpflegung ineinandergreifen. Beginne mit Tagesprogramm und Route, bevor du Einladungen verschickst oder den Transport reservierst. Später kommen Einwilligungen, Notfallkontakte, Gruppenaufteilung und die Unterlagen für unterwegs dazu. Plane außerdem Zeit für die finale Teilnehmerzahl, das Kühlen der Getränke und das Portionieren der Mahlzeiten ein. Die Checkliste enthält 72 Aufgaben und 32 Dinge, damit am Abreisetag nichts Wesentliches fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Tagesprogramm festlegen

    2 Personen

  • Reiseroute kontrollieren

    2 Personen

  • Transport reservieren

  • Locationbesichtigung reservieren

  • Abfahrtszeit bestätigen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Betreuer einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einwilligungen einholen

    2 Personen

  • Routenpläne drucken

  • Programm drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Mahlzeiten bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerzahl bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Essen portionieren

    3 Personen

  • Reiseutensilien zusammenstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Set prüfen

  • Dokumente einpacken

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

Event

  • Sammelpunkt einrichten

    3 Personen

  • Material zum Startpunkt bringen

    3 Personen

  • Betreuer einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Gepäck kennzeichnen

    2 Personen

  • Gruppeneinteilung erläutern

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Teilnehmer einsteigen lassen

    3 Personen

  • Reisedokumente ausgeben

    2 Personen

  • Abfahrt kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Snacks verteilen

    2 Personen

  • Ersten Zwischenstopp begleiten

    4 Personen

  • Teilnehmende zählen

    2 Personen

  • Programm vor Ort erläutern

    2 Personen

  • Gruppen zum Veranstaltungsort begleiten

    4 Personen

  • Materialien verteilen

    3 Personen

  • Aktivität betreuen

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gruppen zurückbringen

    4 Personen

  • Abendessen ausgeben

    4 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Letzten Zwischenstopp betreuen

    4 Personen

  • Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer einsteigen lassen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    4 Personen

  • Ausflüge begleiten

    3 Personen

  • Gepäck verteilen

    2 Personen

  • Startpunkt prüfen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Reisematerial sortieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Abrechnungsbelege bündeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Reisematerial

  • TeilnehmermappenAnz. 35
  • RoutenpläneAnz. 35
  • ProgrammeAnz. 35
  • NotfallkontaktformulareAnz. 35
  • NamensschilderAnz. 35
  • LanyardsAnz. 35
  • GepäckanhängerAnz. 35
  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20
  • FarbaufkleberAnz. 4

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Megafon
  • TaschenlampenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
  • ServiettenhalterAnz. 2

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandfegerAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • SicherheitswestenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Tagesprogramm und Reiseroute zuerst fest. Bestätige die Abfahrtszeit nicht erst am Vorabend, sondern verschicke sie zusammen mit den Teilnehmerinformationen, sobald Transport und Strecke geprüft sind.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte direkt mit der Anmeldung. Prüfe die Teilnehmerzahl einige Tage vor der Reise erneut, bevor du Mahlzeiten bestellst und einkaufst.
  • Gib jeder Person eine Teilnehmermappe mit Routenplan, Programm und den nötigen Formularen. Namensschilder, Lanyards und Gepäckanhänger solltest du vor der Abfahrt sortiert nach Gruppen bereitlegen.
  • Teile Betreuung und Gruppen ein, bevor die Reise beginnt. Farbaufkleber auf Mappen oder Gepäckanhängern helfen, die Gruppen unterwegs schneller zu erkennen.
  • Plane die Verpflegung rückwärts vom Abfahrtszeitpunkt: Getränke rechtzeitig kühlen, Essen portionieren und Kühlboxen, Thermoskannen sowie wiederverwendbares Geschirr gemeinsam ausgeben. So bleiben Küche und Ausgabe übersichtlich.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Freiwilligenreise organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Abreise mit Programm, Route, Anmeldung und Transport. Ein bis zwei Wochen vorher sollten Einwilligungen, Notfallkontakte, Gruppen und Teilnehmerinformationen vollständig sein.
Was muss bei einer Freiwilligenreise für die Teilnehmenden vorbereitet werden?
Für jede Person brauchst du mindestens Teilnehmerinformationen, Einwilligungen, ein Namensschild und die Reiseunterlagen. Routenpläne und Programme sollten spätestens 2 bis 3 Tage vor der Abfahrt gedruckt und den Teilnehmermappen zugeordnet sein.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Freiwilligenreise?
Plane die Mahlzeiten nach der bestätigten Teilnehmerzahl und berücksichtige zusätzlich die erfassten Ernährungswünsche. Getränke sollten spätestens am Tag vor der Abfahrt gekühlt werden; portioniertes Essen gehört erst kurz vor der Ausgabe in die Kühlboxen.
Was gehört zur Notfallplanung einer Freiwilligenreise?
Sammle die Notfallkontakte vor dem Erstellen der endgültigen Teilnehmerliste und bewahre sie zusätzlich in den Teilnehmermappen auf. Nimm ein Erste-Hilfe-Set, geladene Powerbanks und Ladekabel mit; prüfe die Ausstattung spätestens am Vorabend.

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