Checklist para tu viaje de voluntariado

Un viaje de voluntariado necesita más coordinación que una salida de un día: hay que cuadrar transporte, participantes, permisos, comidas y actividades. Esta checklist reúne las tareas en un orden útil, desde fijar el programa diario hasta preparar los materiales y confirmar las compras. También contempla los detalles que suelen quedar para el final, como los contactos de emergencia, las preferencias dietéticas, las tarjetas identificativas y la información de la ruta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar el programa diario
2 personas
Comprobar la ruta del viaje
2 personas
Reservar transporte
Reservar la visita al recinto
Confirmar la hora de salida
Redactar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar contactos de emergencia
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Distribuir a los acompañantes
2 personas
Enviar información a los participantes
Recopilar los permisos
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer la distribución de grupos
2 personas
Pedir comidas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar número de participantes
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Porcionar la comida
3 personas
Reunir los materiales de viaje
2 personas
Comprobar el botiquín
Empaquetar documentos
2 personas
Recordar a los participantes

Evento

Preparar el punto de encuentro
3 personas
Llevar el material al punto de salida
3 personas
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Etiquetar el equipaje
2 personas
Explicar la distribución de grupos
Dar instrucciones de seguridad
Hacer subir a los participantes
3 personas
Distribuir documentos de viaje
2 personas
Comprobar la salida
2 personas
Repartir bebidas
3 personas
Repartir snacks
2 personas
Coordinar la primera parada
4 personas
Contar participantes
2 personas
Explicar el programa in situ
2 personas
Acompañar a los grupos al lugar
4 personas
Repartir el material
3 personas
Guiar la actividad
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Devolver los grupos
4 personas
Repartir la cena
4 personas
Comprobar las comidas especiales
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Acompañar la última parada
4 personas
Comprobar la asistencia antes de la salida
2 personas
Hacer subir a los participantes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el regreso
4 personas
Guiar las salidas
3 personas
Repartir el equipaje
2 personas
Comprobar el punto de salida
2 personas

Seguimiento

Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Ordenar el material de viaje
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Compartir fotos de los participantes
Devolver los objetos perdidos
Reunir los comprobantes de gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material de viaje

Carpetas para los participantescant. 35
Mapas de rutacant. 35
Programascant. 35
Formularios de contacto de emergenciacant. 35
Tarjetas de nombrecant. 35
Lanyardscant. 35
Etiquetas de equipajecant. 35
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas de colorescant. 4

Equipo

Baterías externascant. 4
Cables de cargacant. 6
Altavoz portátil
Megáfono
Linternascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas de servircant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Platos reutilizablescant. 40
Cubiertos reutilizablescant. 40
Dispensadores de servilletascant. 2

Mobiliario

Mesas plegablescant. 2
Sillas plegablescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Escobas de manocant. 2
Recogedores de basuracant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el programa diario y la ruta, y reserva el transporte antes de abrir las inscripciones. Confirma después la hora exacta de salida y comunica cualquier cambio a los participantes.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para recopilar permisos, preferencias dietéticas y contactos de emergencia. Elabora una lista definitiva y distribuye a los acompañantes antes de formar los grupos.
Prepara una carpeta para cada participante con el programa, el mapa de ruta y la información de contacto. Imprime también algunas copias adicionales y lleva bolígrafos, portapapeles y tarjetas de nombre.
Haz una comprobación final del número de participantes y del pronóstico del tiempo antes de hacer la compra. Enfría las bebidas y porciona la comida cuando ya conozcas la cantidad definitiva.
No dejes para el último día los equipos compartidos: comprueba baterías externas, cables de carga, megáfono, linternas y botiquín. Si habrá comidas durante el trayecto, prepara también neveras portátiles, termos y vajilla reutilizable.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un viaje de voluntariado?: Empieza a fijar el programa, comprobar la ruta y reservar el transporte al menos 6 semanas antes. Deja las últimas 1 o 2 semanas para cerrar inscripciones, permisos, grupos, comidas y materiales.
¿Qué información hay que pedir a los participantes?: Recoge nombre, datos de contacto, preferencias dietéticas y un contacto de emergencia. Solicita también los permisos antes de elaborar la lista definitiva, idealmente con un plazo mínimo de 2 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar el número de participantes?: Confírmalo entre 3 y 5 días antes de la salida, después de cerrar las inscripciones y revisar los permisos. Usa esa cifra para pedir las comidas, hacer la compra y preparar las raciones.
¿Qué hay que preparar el día anterior al viaje de voluntariado?: Imprime el programa, los mapas y los formularios necesarios; prepara las tarjetas de nombre y distribuye los grupos. Comprueba además la carga de los dispositivos, enfría las bebidas y deja listo el botiquín.

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