Checklist pour organiser le voyage des bénévoles

Un voyage de bénévoles demande de coordonner le transport, les participants, les accompagnateurs et la visite prévue. Commencez par fixer le programme et l’itinéraire, puis réservez le transport et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, centralisez les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les autorisations. Cette checklist vous aide à préparer les documents, les groupes, les repas et le matériel du jour J sans attendre la dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le programme de la journée
2 personnes
Vérifier l’itinéraire
2 personnes
Réserver le transport
Réserver la visite du lieu
Confirmer l’heure de départ
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Établir la liste des participants
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Collecter les autorisations
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Commander les repas
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de participants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Portionner les aliments
3 personnes
Rassembler les fournitures de voyage
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Préparer les documents
2 personnes
Rappeler les participants

Événement

Installer le point de rassemblement
3 personnes
Apporter le matériel au point de départ
3 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Étiqueter les bagages
2 personnes
Expliquer la répartition des groupes
Donner les consignes de sécurité
Faire monter les participants
3 personnes
Distribuer les documents de voyage
2 personnes
Vérifier le départ
2 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Distribuer les snacks
2 personnes
Encadrer le premier point d’arrêt
4 personnes
Compter les participants
2 personnes
Présenter le programme sur place
2 personnes
Accompagner les groupes sur le site
4 personnes
Distribuer le matériel
3 personnes
Accompagner l'activité
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ramener les groupes
4 personnes
Distribuer le repas du soir
4 personnes
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Encadrer la dernière étape
4 personnes
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
Faire monter les participants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le retour
4 personnes
Accompagner les descentes
3 personnes
Distribuer les bagages
2 personnes
Vérifier le point de départ
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Trier le matériel de voyage
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Partager les photos des participants
Rapporter les objets trouvés
Rassembler les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de voyage

Dossiers des participantsqté 35
Cartes d'itinéraireqté 35
Programmesqté 35
Formulaires de contact d'urgenceqté 35
Badges nominatifsqté 35
Lanyardsqté 35
Étiquettes de bagagesqté 35
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Autocollants de couleurqté 4

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Enceinte portable
Mégaphone
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Distributeurs de serviettesqté 2

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez l’heure de départ, les étapes, la durée de la visite et l’heure prévue du retour. Faites vérifier l’itinéraire par une personne qui ne l’a pas préparé.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de confirmer l’effectif, de répartir les accompagnateurs et de commander les repas selon le nombre réel de participants.
Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence directement dans le formulaire d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 jours avant le voyage, plutôt que de compléter les informations au dernier moment.
Préparez les dossiers, cartes d’itinéraire, programmes, badges et autorisations au plus tard la veille. Ajoutez une batterie externe, des câbles de recharge et une lampe de poche dans le matériel facilement accessible.
Le jour précédent, vérifiez la météo, refroidissez les boissons et portionnez les aliments. Regroupez les gobelets, assiettes, couverts, serviettes et sacs-poubelle avec les glacières afin de ne pas les charger séparément.

Questions fréquentes

Quand réserver le transport pour un voyage de bénévoles ?: Réservez le transport dès que la date, l’itinéraire et le programme sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Confirmez ensuite l’heure de départ et le nombre final de participants au moins 7 jours avant.
Quand fermer les inscriptions au voyage des bénévoles ?: Prévoyez une date limite 7 jours avant le voyage. Ce délai permet de traiter les réponses, recueillir les contacts d’urgence et besoins alimentaires, puis d’ajuster les repas et les groupes.
Que préparer la veille d’un voyage de bénévoles ?: La veille, imprimez les programmes et cartes d’itinéraire, préparez les badges et dossiers, vérifiez les autorisations et répartissez les groupes. Vérifiez aussi la météo, refroidissez les boissons et chargez les batteries externes.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour le voyage ?: Répartissez les accompagnateurs dès que la liste des participants est stabilisée, au plus tard 7 jours avant le départ. Donnez à chacun la liste de son groupe, les contacts d’urgence et l’itinéraire imprimé.

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