Zo organiseer je een vrijwilligersreis

Een vrijwilligersreis organiseren begint niet bij de boodschappen, maar bij het dagprogramma en de route. Leg eerst vast waar de groep heen gaat, hoe lang elke activiteit duurt en wanneer je vertrekt. Daarna regel je vervoer, aanmeldingen en de informatie die deelnemers nodig hebben. In de laatste week controleer je aantallen, dieetwensen, toestemmingen en het weer. Zo voorkom je dat ontbrekende contactgegevens, onduidelijke groepsindelingen of te laat gekoelde dranken de reis vertragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Dagprogramma vastleggen
2 personen
2
Reisroute controleren
2 personen
3
Vervoer reserveren
4
Locatiebezoek reserveren
5
Vertrektijd bevestigen
6
Aanmeldformulier opstellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
12
Begeleiders indelen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Toestemmingen verzamelen
2 personen
15
Routekaarten afdrukken
16
Programma afdrukken
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Groepsindeling maken
2 personen
19
Maaltijden bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemersaantal bevestigen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Eten portioneren
3 personen
26
Reisbenodigdheden verzamelen
2 personen
27
EHBO-set controleren
28
Documenten inpakken
2 personen
29
Deelnemers herinneren

Event

30
Verzamelpunt klaarzetten
3 personen
31
Materiaal naar vertrekpunt brengen
3 personen
32
Begeleiders instrueren
2 personen
33
Deelnemers ontvangen
4 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Bagage labelen
2 personen
37
Groepsindeling toelichten
38
Veiligheidsinstructies geven
39
Deelnemers laten instappen
3 personen
40
Reisdocumenten uitdelen
2 personen
41
Vertrek controleren
2 personen
42
Dranken uitdelen
3 personen
43
Snacks uitdelen
2 personen
44
Eerste tussenstop begeleiden
4 personen
45
Deelnemers tellen
2 personen
46
Programma ter plaatse toelichten
2 personen
47
Groepen naar locatie begeleiden
4 personen
48
Materialen uitdelen
3 personen
49
Activiteit begeleiden
6 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Groepen terugbrengen
4 personen
52
Avondmaaltijd uitdelen
4 personen
53
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Laatste tussenstop begeleiden
4 personen
56
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
57
Deelnemers laten instappen
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Terugreis begeleiden
4 personen
60
Uitstappen begeleiden
3 personen
61
Bagage uitdelen
2 personen
62
Vertrekpunt controleren
2 personen

Nazorg

63
Overgebleven eten koelen
2 personen
64
Afval wegbrengen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koelboxen reinigen
2 personen
67
Materialen schoonmaken
2 personen
68
Reismateriaal sorteren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Deelnemersfoto's delen
71
Gevonden voorwerpen terugbrengen
72
Declaratiebonnen bundelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reismateriaal

Deelnemersmappenaantal 35
Routekaartenaantal 35
Programma'saantal 35
Noodcontactformulierenaantal 35
Naamkaartjesaantal 35
Lanyardsaantal 35
Bagagelabelsaantal 35
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Kleurstickersaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speaker
Megafoon
Zaklampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servetdispensersaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Veiligheidshesjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het dagprogramma vóór je vervoer reserveert. Neem per verplaatsing extra tijd op voor instappen, bagage en een eventuele tussenstop; een groep vertrekt zelden zo snel als één persoon.
Stuur het aanmeldformulier uiterlijk drie weken voor vertrek en sluit de inschrijving enkele dagen vóór je maaltijden bestelt. Verzamel tegelijk dieetwensen, noodcontacten en benodigde toestemmingen.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf compleet met vertrektijd, route, programma, bagageafspraken en contactgegevens. Druk routekaarten en programma’s daarnaast af; onderweg kan een telefoon leeg raken of geen bereik hebben.
Maak de groepsindeling en begeleiderstoewijzing niet pas op de vertrekdag. Gebruik naamkaartjes, kleurstickers en lanyards, zodat je bij elke stop snel ziet wie bij welke groep hoort.
Bevestig het deelnemersaantal twee tot drie dagen vooraf en pas daarna eten, drinken en zitplaatsen aan. Koel dranken op tijd, portioneer eten vóór vertrek en leg EHBO-set, powerbanks, zaklampen en noodcontactformulieren op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersreis organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken voor vertrek met het dagprogramma, de route en het vervoer. Plan de inschrijving ongeveer drie weken vooraf en bevestig deelnemers, maaltijden en dieetwensen uiterlijk twee tot drie dagen voor vertrek.
Wat moet je verzamelen van deelnemers voor een vrijwilligersreis?: Vraag naam, telefoonnummer, noodcontact, dieetwensen en eventuele toestemming op het aanmeldformulier. Zorg dat alle formulieren uiterlijk een week vóór vertrek compleet zijn, zodat begeleiders een actuele deelnemerslijst hebben.
Hoe maak je een goede groepsindeling voor een vrijwilligersreis?: Verdeel deelnemers enkele dagen vooraf over vaste groepen en koppel aan elke groep een begeleider. Gebruik kleurstickers of naamkaartjes en houd per groep één actuele lijst bij; controleer de aantallen bij vertrek en na elke verplaatsing.
Wanneer moet je maaltijden en boodschappen regelen voor een vrijwilligersreis?: Bestel maaltijden zodra de inschrijving is gesloten en het aantal deelnemers is bevestigd, meestal twee tot drie dagen voor vertrek. Controleer de boodschappenlijst daarna op dieetwensen, drank, servies en benodigdheden voor portioneren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.