Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen organisaties uitnodigen en tafels neerzetten. Je moet deelnemersgegevens op tijd controleren, stands logisch indelen en bezoekersstromen, catering en techniek vooraf testen. Begin met locatie, datum, vergunningen en begroting en werk daarna toe naar aanmeldingen, plattegrond en vrijwilligersdiensten. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, inclusief materialen die je anders vaak pas op de opbouwdag mist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Begroting opstellen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Aanmeldingen openen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Wervingspartners benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders indelen
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Plattegrond maken
Leveringen reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Afvalinzameling regelen
Drukwerk bestellen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatiepakketten maken
3 personen
Standschema afdrukken
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Informatietafel voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Standmateriaal uitladen
4 personen
Stands aankleden
8 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekersregistratie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Standhouders ondersteunen
3 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten begeleiden
Pauzes voor vrijwilligers regelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

Standmateriaal verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Koelboxen legen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Standhouders bedanken
Vrijwilligers bedanken
2 personen
Foto's delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Transportkarrenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Thermosflessenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Schortenaantal 8
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Presentatiescherm
Projector
Mobiele telefoonaantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 24
Plantenaantal 12
Fotowandenaantal 2
Pijlbordenaantal 16
Programmapostersaantal 20
Standschildenaantal 30
Klembordenaantal 30
Naambadgehoudersaantal 150
Naambadgekoordjesaantal 150
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Stofferaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Rubberen handschoenenaantal 12
Desinfectiemiddelaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Sportmateriaal

Stroomhaspelsaantal 4
Paraplu'saantal 8

Tips

Leg de inschrijving uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Vraag meteen naar contactgegevens, organisatie-informatie, dieetwensen en benodigde standruimte; ontbrekende gegevens kosten later veel nabellen.
Maak 1 tot 2 weken voor de markt een plattegrond met alle stands, entree, catering en looppaden. Reserveer per stand een tafel en stoel en houd extra ruimte vrij voor partytenten, afzetpalen en transportkarren.
Plan vrijwilligersdiensten in blokken van 2 tot 3 uur, met minimaal 2 mensen voor ontvangst en opbouw. Geef hen vooraf een overzicht met tijden, taken, plattegrond en contactpersoon.
Test luidsprekers en microfoons uiterlijk een dag vooraf op de locatie. Leg naambadges, drukwerk en een deelnemerslijst klaar bij de ontvangst, zodat je op de dag zelf geen registratie hoeft uit te zoeken.
Controleer catering op capaciteit vóór de levering: zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers, kopjes en serveermateriaal bij elkaar. Regel afvalinzameling en controleer na afloop wie tafels, stoelen en gehuurde materialen terugbrengt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, leg datum en tijden vast, controleer vergunningen en verzekering en maak de begroting. Open de aanmeldingen ongeveer 6 weken voor de markt.
Hoeveel ruimte heeft een stand op een vrijwilligersmarkt nodig?: Reken minimaal 2 bij 2 meter per stand als er een tafel en twee stoelen staan. Maak de definitieve indeling nadat de aanmeldingen binnen zijn en reserveer daarnaast brede looppaden en ruimte voor ontvangst en catering.
Wanneer maak je de plattegrond van een vrijwilligersmarkt?: Maak een eerste plattegrond 2 tot 3 weken vooraf, zodra de meeste standhouders bekend zijn. Bevestig de indeling uiterlijk 1 week voor de markt en deel die samen met de aankomsttijden met alle deelnemers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Plan minimaal 2 vrijwilligers voor ontvangst en aanspreekpunt, plus 2 voor opbouw en 2 voor afbouw. Bij een grotere markt voeg je per extra 20 tot 25 stands ten minste 1 coördinator of floormanager toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.