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Organiser un Marché des bénévoles sans rien oublier

Un Marché des bénévoles demande de coordonner les exposants, les équipes d’accueil et toute la logistique du jour J. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’installation des stands et au rangement. Prévoyez notamment les inscriptions, les permanences, le plan de salle, les livraisons et les supports imprimés. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis avancez vers les confirmations et les détails pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Fixer la date et les horaires

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Créer le formulaire des participants

  • Ouvrir les inscriptions

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Contacter des partenaires de recrutement

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Vérifier les données des participants

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les exposants

    2 personnes

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Répartir les services des bénévoles

    2 personnes

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Réserver les livraisons

  • Réserver des tables et des chaises

  • Organiser l’enlèvement des déchets

  • Commander les imprimés

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer les dossiers d'information

    3 personnes

  • Imprimer le plan des stands

  • Rédiger les consignes pour les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer le stand d'information

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Recevoir les livraisons

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Indiquer leur emplacement aux exposants

    3 personnes

  • Décharger le matériel de stand

    4 personnes

  • Décorer les stands

    8 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Aménager le stand d’information

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Tester le son

    2 personnes

  • Tester l’éclairage

    2 personnes

  • Vérifier le parcours d'évacuation

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Tenir l’enregistrement des visiteurs

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Fournir les informations

    2 personnes

  • Soutenir les exposants

    3 personnes

  • Annoncer le programme

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Encadrer les séances photo

  • Organiser les pauses des bénévoles

    2 personnes

  • Annoncer le dernier tour

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel de stand

    5 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    6 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

  • Emballer le matériel

    3 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Stocker les objets restants

    2 personnes

  • Remercier les exposants

  • Remercier les bénévoles

    2 personnes

  • Partager les photos

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 24
  • Chaisesqté 120
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables de bièreqté 6
  • Tables hautesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Poteaux de balisageqté 12
  • Chariots de transportqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Tasses à caféqté 120
  • Plateauxqté 120
  • Assiettesqté 180
  • Fourchettes à gâteauqté 180
  • Cuillères à caféqté 120
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 18
  • Pinces de serviceqté 12

Catering

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 6
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Bouteilles isothermesqté 6
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux à painqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Verres doseursqté 4
  • Tabliersqté 8
  • Courses

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Ordinateur portable
  • Écran de présentation
  • Projecteur
  • Téléphone mobileqté 2
  • Stations de rechargeqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Pilesqté 24

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Ballonsqté 150
  • Nappesqté 30
  • Panneaux en ardoiseqté 12
  • Marqueurs craieqté 24
  • Plantesqté 12
  • Murs photoqté 2
  • Panneaux indicateursqté 16
  • Affiches du programmeqté 20
  • Panneaux de standqté 30
  • Presse-papiersqté 30
  • Supports de badges nominatifsqté 150
  • Lanières de badgesqté 150
  • Marqueursqté 24
  • Stylosqté 50

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Plaques de refroidissementqté 8
  • Papier aluminiumqté 4
  • Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balaiqté 4
  • Pelle et balayetteqté 4
  • Balayetteqté 4
  • Chiffons microfibresqté 24
  • Gants en caoutchoucqté 12
  • Désinfectantqté 4
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Distributeurs de serviettes en papierqté 4
  • Brosses de toilettesqté 4

Matériel de sport

  • Enrouleurs électriquesqté 4
  • Parapluiesqté 8

Conseils

  • Bloquez le lieu, la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, l’assurance et les conditions d’accès pour les livraisons.
  • Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui demande les coordonnées, les besoins de chaque participant et les éventuelles contraintes alimentaires. Fixez une date limite de réponse au moins 3 semaines avant l’événement pour pouvoir relancer les retardataires.
  • Ne gardez pas l’organisation des stands pour la dernière semaine : préparez le plan dès que les participants sont confirmés. Prévoyez aussi les tables, chaises, tentes, portants et potelets de séparation selon la configuration du lieu.
  • Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et envoyez le planning final 7 jours avant. Gardez une personne référente pour les imprévus, les livraisons et les changements de dernière minute.
  • Commandez les imprimés et préparez les badges plusieurs jours avant l’ouverture. Testez les haut-parleurs et les microphones la veille, et regroupez les gobelets, tasses, vaisselle, matériel de café et glacières par zone d’utilisation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché des bénévoles ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, vérifier les autorisations, établir le budget et préparer le formulaire d’inscription.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Marché des bénévoles ?
Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement et fixez une clôture 3 semaines avant. Il vous restera ainsi le temps de contrôler les informations, recueillir les besoins particuliers et confirmer les stands.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?
Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, chaises, tentes, portants et signalétique. Ajoutez 30 minutes si les livraisons arrivent séparément ou si le matériel doit être transporté depuis un autre point.
Quand envoyer le planning des bénévoles ?
Envoyez une première version 2 semaines avant, puis la répartition définitive 7 jours avant. Demandez aux bénévoles de confirmer leur créneau sous 48 heures afin de pouvoir remplacer les absents.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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