Freiwilligenmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Standort, Datum und Uhrzeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe direkt danach Genehmigungen und Versicherung, weil fehlende Unterlagen die Anmeldung und Werbung verzögern können.
• Öffne das Teilnehmerformular erst, wenn du die wichtigsten Angaben festgelegt hast: Kontakt, Organisation, Standbedarf und Ernährungswünsche. Prüfe die Anmeldungen wöchentlich und bestätige Standbetreiber spätestens 2 Wochen vor dem Markt.
• Erstelle den Lageplan, sobald die Aussteller eingeteilt sind, und zeichne Wege, Eingänge, Absperrpfosten sowie Tische und Stühle ein. Verschicke die Standinformationen spätestens 7 Tage vorher, damit niemand am Aufbau nachfragen muss.
• Plane die Versorgung getrennt für Ausgabe und Nachfüllen: Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen gehören an einen festen Bereich, wiederverwendbare Becher und Kaffeetassen direkt daneben. Reserviere Lieferungen und Transportwagen mindestens 1 Woche vor dem Termin.
• Bereite Namensschilder, Drucksachen und das Programm spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Markt vor. Teste Lautsprecher und Mikrofone vor Einlass und lege fest, wer während des Tages für Ansagen und technische Probleme zuständig ist.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Freiwilligenmarkt organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Standort, Datum, Uhrzeiten, Genehmigungen und Versicherung sollten in den ersten 2 Wochen geklärt sein, bevor du Anmeldungen öffnest.

Wann sollte ich die Aussteller für einen Freiwilligenmarkt einteilen?

Teile die Aussteller etwa 3 Wochen vor dem Markt ein und bestätige ihre Stände spätestens 2 Wochen vorher. So bleibt noch Zeit, den Lageplan anzupassen und fehlende Tische oder Stühle zu reservieren.

Wie viele Tische und Stühle brauche ich für einen Freiwilligenmarkt?

Die Anzahl hängt von den bestätigten Ausstellern und dem Standformat ab. Zähle pro Stand die vereinbarte Ausstattung und bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit kurzfristige Änderungen nicht den Aufbau blockieren.

Wann muss ich den Lageplan und das Programm verschicken?

Verschicke beides spätestens 7 Tage vor dem Freiwilligenmarkt. Der Lageplan sollte Standflächen, Eingänge, Wege und Technik zeigen; das Programm braucht außerdem feste Zeiten und eine verantwortliche Person für Ansagen.

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