Vrijwilligerskamp organiseren: checklist en planning

Een vrijwilligerskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en activiteiten regelen. Je moet deelnemersgegevens, dieetwensen en noodcontacten op tijd verzamelen, terwijl terrein, sanitair en vervoer vooraf vaststaan. Plan de boodschappen en koeling rond het programma en controleer tentmateriaal, kookmateriaal en spelmateriaal vóór vertrek. Op locatie draait een goede start om een duidelijke kampeerindeling, ingerichte slaapplaatsen en een registratie bij aankomst. Met deze checklist houd je de voorbereiding, opbouw en ontvangst overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Kampeerterrein reserveren
Sanitaire voorzieningen reserveren
Vervoer van materialen regelen
2 personen
Kampeerindeling maken
2 personen
Programma en activiteiten voorbereiden
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Tentmateriaal controleren
3 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein en toegang controleren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Keuken en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Huisregels en programma toelichten
2 personen
Kennismakingsactiviteit begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
Avondronde uitvoeren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Dagactiviteit begeleiden
5 personen
Lunch bereiden en serveren
4 personen
Vrijwilligerswerk begeleiden
5 personen
Diner bereiden en serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ontbijt en lunch klaarmaken
4 personen
Vertrek en materialen controleren
3 personen

Nazorg

Tenten afbreken
6 personen
Terrein schoon opleveren
5 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Materialen laden
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Declaraties en bonnetjes verzamelen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 12
Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknickbankenaantal 4

Kamperen

Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30
Zaklampenaantal 15
Afzetlintaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Touwtrektouwenaantal 2
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 10

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de deelnemerslijst uiterlijk twee weken voor vertrek vast en vraag bij dezelfde aanmelding om dieetwensen en noodcontacten. Zo kun je maaltijden, slaapplaatsen en eventuele bijzonderheden tegelijk verwerken.
Reserveer kampeerterrein en sanitaire voorzieningen zodra de kampdata bekend zijn. Controleer minimaal één week vooraf de toegang, stroomaansluitingen en plek voor tenten, partytenten en keuken.
Maak een aparte pak- en transportindeling voor tenten, slaapmatten, slaapzakken, kookpannen, gasbranders en koelboxen. Controleer spelmateriaal zoals voetballen, frisbees, touwtrektouwen en pionnen voordat alles wordt ingeladen.
Plan de boodschappen op basis van het aantal bevestigde deelnemers en het programma. Regel gekoelde opslag direct na aankomst en richt een vaste keuken- en uitgifteplek in met herbruikbaar servies, bestek en opscheplepels.
Plan op de opbouwdag tijd voor verlichting, kabels en veiligheid: hang ledlampen of lichtsnoeren op, leg verlengkabels veilig weg en markeer risicoplekken met afzetlint. Houd bij ontvangst een actuele aanwezigheidsregistratie bij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligerskamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met deelnemers, terrein, sanitair en vervoer. Zet de deelnemersinformatie, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor vertrek definitief.
Hoeveel tenten en slaapmateriaal heb ik nodig voor een vrijwilligerskamp?: Reken per deelnemer op één slaapplaats met slaapmat, slaapzak en kussen, plus één extra slaapplaats als reserve. Deel de tentindeling minimaal 1 week vooraf in, zodat je ontbrekend materiaal nog kunt lenen of huren.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een vrijwilligerskamp?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten zo kort mogelijk voor vertrek. Zorg dat koelboxen bij aankomst meteen worden gevuld en dat eten niet onbeheerd buiten de koeling blijft.
Wat moet ik op de eerste dag van een vrijwilligerskamp regelen?: Controleer eerst terrein en toegang, zet daarna tenten, slaapplaatsen, tafels, stoelen en de keuken op. Registreer vervolgens iedere deelnemer bij aankomst en verstuur vóór de start de definitieve informatie over programma, indeling en afspraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.