Freiwilligencamp organisieren: Was du wann erledigst

Ein Freiwilligencamp braucht mehr Vorbereitung als eine einzelne Veranstaltung: Du koordinierst Anmeldungen, Übernachtung, Verpflegung, Material und den Ablauf vor Ort. Beginne mit der Teilnehmerliste und den Reservierungen, bevor du Einkäufe und Aufbau planst. Besonders Notfallkontakte, Ernährungswünsche und gekühlte Lebensmittel werden leicht zu spät berücksichtigt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum Empfang der Teilnehmenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Campingplatz reservieren
Sanitäre Anlagen reservieren
Transport der Materialien organisieren
2 Personen
Campingaufteilung erstellen
2 Personen
Programm und Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Zeltmaterial prüfen
3 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände und Zugang kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Schlafplätze einrichten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Küche und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Hausregeln und Programm erläutern
2 Personen
Kennenlernaktivität begleiten
3 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Abendrunde durchführen
2 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
3 Personen
Tagesaktivität begleiten
5 Personen
Mittagessen zubereiten und servieren
4 Personen
Freiwilligenarbeit begleiten
5 Personen
Abendessen zubereiten und servieren
5 Personen
Lagerfeuerabend begleiten
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Frühstück und Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Abgang und Materialien kontrollieren
3 Personen

Nachbereitung

Zelte abbauen
6 Personen
Gelände sauber übergeben
5 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Materialien verladen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Abrechnungen und Belege sammeln
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CampingzelteAnz. 12
PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
PicknickbänkeAnz. 4

Campen

SchlafmattenAnz. 30
SchlafsäckeAnz. 30
KissenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 15
AbsperrbandAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 6

Küche

GasbrennerAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
FrisbeesAnz. 4
TauziehseileAnz. 2
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 10

Dekoration

Willkommensschild
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnehmerliste früh an und erfasse neben den Anmeldungen auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Verschicke die gesammelten Informationen spätestens eine Woche vor Beginn, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
Reserviere Campingplatz und sanitäre Anlagen, sobald der ungefähre Termin und die erwartete Gruppengröße feststehen. Prüfe vor der Anreise zusätzlich Zugang, Gelände und die geplante Campingaufteilung.
Plane den Materialtransport nicht erst am Aufbautag. Zelte, Schlafmatten, Schlafsäcke, Beleuchtung und Küchenmaterial müssen vollständig am Veranstaltungsort sein, bevor der Aufbau beginnt.
Kaufe verderbliche Lebensmittel so ein, dass sie bis zur Ausgabe gekühlt bleiben. Rechne für Kühlboxen, Gasbrenner, große Töpfe und die Ausgabestelle einen eigenen Aufbauabschnitt ein.
Richte Empfang und Anwesenheitskontrolle vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Ein markierter Zugang, vorbereitete Schlafplätze und gut sichtbare LED-Lampen sparen am ersten Abend viel Zeit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligencamp organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und Reservierungen. Spätestens 2 Wochen vor Beginn sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und der Materialtransport geklärt sein.
Was muss man für ein Freiwilligencamp reservieren?: Reserviere mindestens den Campingplatz und die sanitären Anlagen. Kläre außerdem frühzeitig Zugang, verfügbare Flächen und die Bedingungen für Küche, Beleuchtung und Zelte.
Wann sollte der Aufbau beim Freiwilligencamp beginnen?: Plane den Aufbau mehrere Stunden vor dem Empfang der Teilnehmenden ein. Zelte, Schlafplätze, Tische, Stühle, Küche, Ausgabestelle und Beleuchtung sollten vor der Ankunft vollständig einsatzbereit sein.
Wie organisiert man die Ankunft bei einem Freiwilligencamp?: Richte einen klaren Zugang und einen festen Empfangspunkt ein. Halte Teilnehmerliste und Anwesenheitserfassung bereit und plane mindestens 15 Minuten pro Gruppe für Begrüßung, Informationen und die Zuweisung der Schlafplätze ein.

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