Checklist pour organiser un camp de bénévoles

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez les inscriptions au moins 4 semaines avant le camp. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les horaires d’arrivée afin d’éviter les relances de dernière minute.
• Réservez le terrain et les sanitaires avant de finaliser le programme. Prévoyez aussi un plan du camping indiquant les tentes, les couchages, la cuisine, les tables et les accès.
• Regroupez le matériel par zone avant le transport : couchage, cuisine, repas, éclairage et activités. Cette méthode évite de chercher les matelas, les sacs de couchage ou les rallonges pendant le montage.
• Installez la cuisine et le point de distribution avant de stocker les aliments. Les glacières doivent être prêtes dès l’arrivée, et les brûleurs à gaz, marmites, ustensiles et thermos contrôlés avant le départ.
• Prévoyez l’accueil avant l’heure officielle d’arrivée. Une personne peut contrôler l’accès et enregistrer les présences pendant qu’une autre indique les tentes et vérifie que les informations utiles ont bien été transmises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de bénévoles ?

Prévoyez au moins 4 semaines pour un camp simple, et 6 à 8 semaines si le groupe est important ou si le transport du matériel est complexe. Les réservations du terrain et des sanitaires doivent être faites en premier.

Quand envoyer les invitations pour un camp de bénévoles ?

Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant le départ, avec une date limite d’inscription fixée environ 2 semaines avant le camp. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et d’adapter les repas et les couchages.

Que faut-il demander aux bénévoles avant le camp ?

Demandez le nom, les coordonnées, les besoins alimentaires, les allergies, le contact d’urgence et les horaires d’arrivée. Centralisez ces informations au plus tard 10 jours avant le départ pour préparer l’accueil et les repas.

Quand installer les tentes et les couchages ?

Montez les tentes et aménagez les couchages dès l’arrivée sur le site, avant les activités et avant la tombée de la nuit. Comptez au moins 2 heures pour cette installation si le matériel concerne un groupe entier.

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