Zo organiseer je een vrijmarkt zonder gedoe

Een vrijmarkt organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met toestemming, terreinindeling en duidelijke verkoopvoorwaarden. Leg eerst datum en locatie vast, controleer of een vergunning nodig is en open daarna de aanmeldingen. Werk met genummerde verkoopplaatsen, zodat deelnemers bij aankomst direct weten waar ze moeten staan. Reserveer tenten, tafels en stroom op tijd en houd een plan achter de hand voor regen, uitval en late wijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunning controleren
3
Terrein reserveren
4
Omwonenden informeren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Verkoopvoorwaarden publiceren
7
Aanmeldingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Verkoopplaatsen indelen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Tafels en tenten reserveren
12
Stroomvoorziening controleren
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Pinnummering voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Kisten en tafels laden
3 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Terrein controleren
2 personen
22
Tenten opbouwen
4 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Verkoopplaatsen markeren
3 personen
25
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Kramen ontvangen
3 personen
30
Verkoopplaatsen aanwijzen
2 personen
31
Infotafel bemannen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Afvalbakken legen
2 personen
36
Toiletten controleren
37
Verloren voorwerpen registreren
38
Laatste verkoopronde aankondigen
39
Kramen laten vertrekken
3 personen

Nazorg

40
Tafels en tenten afbreken
4 personen
41
Afval verzamelen
4 personen
42
Terrein schoonmaken
3 personen
43
Materialen terugbrengen
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
46
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 20
Statafelsaantal 4
Kleedjesaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Infobordenaantal 3
Pinnummersaantal 60
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 6
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Desinfectiemiddelaantal 2
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de verkoopvoorwaarden klaar zijn. Vermeld daarin uiterlijk wanneer deelnemers zich kunnen afmelden, wat ze zelf meenemen en of eten, drinken of versterkte muziek is toegestaan.
Maak de terreinindeling op schaal en geef elke verkoopplaats een pinnummer. Druk de deelnemerslijst en nummering uiterlijk de dag ervoor af; op de ochtend zelf voorkom je daarmee zoeken en dubbele plekken.
Controleer stroom niet alleen op aanwezigheid, maar ook op de benodigde lengte en capaciteit. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen droog en buiten looproutes; koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting vragen samen snel om extra groepen.
Plan de opbouw in vaste blokken: eerst terreincontrole en bewegwijzering, daarna tenten en tafels, vervolgens de gemarkeerde verkoopplaatsen. Houd minimaal één vrijwilliger vrij voor vragen, ontbrekend materiaal en deelnemers die te laat komen.
Maak uiterlijk de avond ervoor een weerbesluit. Bij regen moeten partytenten, kleedjes, opbergboxen en verlichting logisch beschikbaar zijn; laat deelnemers weten wanneer ze het definitieve bericht krijgen, bijvoorbeeld om 18.00 uur de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren. Regel in de eerste week datum, locatie en vergunningcontrole; open daarna pas de aanmeldingen en reserveer tenten, tafels en stroom.
Heb je een vergunning nodig voor een vrijmarkt?: Dat hangt af van gemeente, locatie, omvang en gebruik van de openbare ruimte. Controleer dit minimaal 6 weken vooraf bij de gemeente; vraag ook na of een melding, verkeersmaatregel of toestemming van de terreinbeheerder nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijmarkt?: Reken voor een kleine vrijmarkt op minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en 1 voor terrein en materiaal, plus extra hulp tijdens de opbouw. Plan minstens 30 minuten overlap bij wisselingen, zodat vragen en ontbrekende spullen niet blijven liggen.
Wanneer maak je de indeling van de verkoopplaatsen?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en sluit die uiterlijk 2 dagen vooraf. Druk de deelnemerslijst en pinnummers de dag ervoor af; wijzigingen op de ochtend zelf noteer je direct op één centrale lijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.