Vossenjacht organiseren: checklist en planning

Een vossenjacht staat of valt met een duidelijke route, herkenbare posten en een strakke startindeling. Leg eerst datum, terrein en route vast en werk daarna de rollen, opdrachten en veiligheidsafspraken uit. Controleer ouderformulieren en dieetwensen voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf richt je het startpunt in, zet je de vossenposten uit en geef je teams hun starttijd, routekaart en spelregels mee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Terrein en startpunt reserveren
Vossenrollen verdelen
2 personen
Route en rustpunten uitwerken
3 personen
Spelregels en veiligheidsplan schrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ouderformulieren controleren
2 personen
Vossen en posten briefen
3 personen
Opdrachten en aanwijzingen maken
3 personen
Route vooraf controleren
2 personen
Teams en starttijden indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Opdrachtkaarten lamineren
2 personen
Telefoonnummers en noodplan delen

Event

Terrein en keuken openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Informatiebord en routekaart plaatsen
2 personen
Vossenposten uitzetten
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Inschrijving en teamindeling doen
3 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
Vossenposten bemannen
6 personen
Route en veiligheid controleren
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Warme maaltijd bereiden
4 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Punten en uitslag verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Vossenposten en route opruimen
5 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Terrein en toiletten schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Picknickbankenaantal 4
Partytentenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafon
Bluetoothspeaker

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Reflectiehesjesaantal 12
Touwaantal 100
Stopwatchesaantal 6
Kompasaantal 10
Vergrootglazenaantal 6
Zaklampenaantal 20
Fluitjesaantal 10
Teamlintenaantal 10
Scoreblokkenaantal 10
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 3

Decoratie

Vlaggetjeslijnenaantal 6
Startbord
Routekaartenaantal 12
Opdrachtkaartenaantal 40
Plastic opbergboxenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Kookpannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

EHBO-setaantal 2
Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole uiterlijk één week vooraf. Loop alle rustpunten en posten na en controleer of aanwijzingen, kompasopdrachten en routekaarten ook bij daglicht begrijpelijk zijn.
Geef vossen en posten een korte briefing van minimaal 30 minuten. Spreek af wanneer zij portofoons, fluitjes of het megafon gebruiken en wie het noodplan coördineert.
Maak teams met vaste starttijden, bijvoorbeeld met 5 minuten tussenruimte. Zo vertrekken groepen niet tegelijk op dezelfde route en blijven posten overzichtelijk.
Leg opdrachtkaarten, scoreblokken, pennen en teamlinten per team klaar in aparte plastic opbergboxen. Tel het materiaal vooraf, zodat je op het startmoment niets meer hoeft te zoeken.
Regel verlichting vóór het terrein opengaat als een deel van de route in de schemering valt. Test ledlampen, batterijlantaarns, zaklampen en verlengsnoeren en houd extra batterijen bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een vossenjacht te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een vossenjacht met meerdere posten. Reserveer terrein en startpunt eerst, verstuur daarna uitnodigingen en plan de routecontrole uiterlijk 7 dagen voor de activiteit.
Hoeveel vossen heb je nodig voor een vossenjacht?: Gebruik minimaal 1 vos per vaste post en plan daarnaast 1 coördinator voor route en veiligheid. Bij 6 posten heb je dus minstens 7 begeleiders nodig, exclusief eventuele chauffeurs of keukenhulp.
Hoeveel tijd zit er tussen de starttijden van teams?: Een interval van 5 minuten werkt meestal goed voor teams die dezelfde route volgen. Bij smalle paden, kleine posten of veel deelnemers kun je beter 7 tot 10 minuten tussen de starts laten.
Wat moet je op de dag van een vossenjacht als eerste doen?: Open het terrein en de keuken ongeveer 2 uur voor de eerste start. Zet daarna tafels, informatiebord, routekaart, verlichting en vossenposten klaar; plan minstens 30 minuten voor inschrijving en uitleg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.