Checklist voor een goed georganiseerde voorleesmiddag
Een voorleesmiddag vraagt om meer dan een stapel boeken en een paar stoelen. Je moet voorlezers op tijd vastleggen, de leeshoek en knutseltafels logisch indelen en vooraf weten hoeveel kinderen en volwassenen komen. Deze checklist helpt je van programma en uitnodigingen naar ontvangst en uitvoering. Let vooral op praktische details die vaak te laat gebeuren: dieetwensen verzamelen, teksten voorbereiden, badges printen en microfoon en luidspreker testen. Zo blijft er op de dag zelf aandacht over voor de kinderen en de verhalen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Voorlezers benaderen
2 personen
Voorleesboeken selecteren
2 personen
Locatie en ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Voorlezers definitief inplannen
Voorleesteksten voorbereiden
3 personen
Activiteiten voor kinderen kiezen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Aanmeldlijst en badges printen
Voorleesboeken klaarleggen
2 personen
Materialen voor knutselen sorteren
2 personen
Dranken koelen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Leeshoek inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Knutseltafels klaarzetten
2 personen
Muziek en microfoon testen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Huisregels en programma uitleggen
Eerste verhaal voorlezen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Tweede verhaal voorlezen
Vragen en reacties begeleiden
Boeken en materialen tonen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Knutselmaterialen sorteren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemers nabellen over spullen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Kinderstoelenaantal 20
- Volwassenenstoelenaantal 20
- Tafelsaantal 6
- Kleedjesaantal 6
- Kussensaantal 30
- Boekenkastenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Theeglazenaantal 30
- Bordenaantal 50
- Lepelsaantal 50
- Tangenaantal 4
Apparatuur
- Waterkokeraantal 2
- Koffiezetapparaat
- Microfoon
- Luidspreker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Slingeraantal 4
- Boekentafelsaantal 2
- Programmapostersaantal 4
Knutselmateriaal
- Kleurpotlodenaantal 10
- Wascoaantal 8
- Scharenaantal 20
- Lijmstiftenaantal 20
- Tekenpapieraantal 100
- Gekleurd papieraantal 100
- Viltstiftenaantal 10
- Knutselmattenaantal 6
Ontvangst
- Aanmeldtafel
- Naamstickersaantal 50
- Stiftenaantal 6
- Klembordenaantal 2
- Programmafichesaantal 50
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 10
- Vaatdoekenaantal 8
- Handzeepaantal 2
Catering
- Thermoskannenaantal 4
- Dienbladenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de voorleesblokken uiterlijk 3 weken vooraf vast. Benader voorlezers daarna direct, zodat je nog tijd hebt om uit te wijken als iemand afzegt.
- Kies per voorleesblok één hoofdboek en leg de boeken minimaal 1 dag vooraf klaar. Controleer ook of de teksten groot genoeg zijn en of een microfoon nodig is.
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de lijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je boodschappen en servies niet op de ochtend zelf hoeft aan te passen.
- Richt de ruimte minstens 2 uur voor de start in: leeshoek met kleedjes en kussens, aparte knutseltafels en een ontvangsttafel. Houd looppaden vrij voor kinderwagens en laat volwassenenstoelen niet voor het zicht op de boeken staan.
- Test muziek, microfoon, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers binnenkomen. Zet koffie, thee en water op één vast punt en koel dranken minstens 1 uur vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een voorleesmiddag organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 weken vooraf met datum, locatie, programma en voorlezers. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen voor de middag.
- Hoeveel voorlezers heb ik nodig voor een voorleesmiddag?
- Plan één voorlezer per voorleesblok en leg daarnaast minimaal één reserve vast. Voor een middag met 3 blokken heb je dus 3 ingeplande voorlezers plus 1 achtervang nodig.
- Wanneer zet ik de leeshoek en knutseltafels klaar?
- Zet de ruimte ongeveer 2 uur voor de start klaar. Leg boeken, kussens en kleedjes in de leeshoek en sorteer kleurpotloden, wasco, scharen, lijmstiften en papier per tafel.
- Wat moet ik op de dag van een voorleesmiddag controleren?
- Controleer vóór de ontvangst de aanmeldlijst, badges, boeken, drank, dieetwensen en knutselmaterialen. Test ook de microfoon en luidspreker en registreer iedere bezoeker bij binnenkomst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!