Organiser un après-midi lecture sans rien oublier

Un après-midi lecture demande plus qu’une sélection de livres et quelques chaises. Il faut coordonner les lecteurs bénévoles, les inscriptions, l’accueil, le coin café et thé, ainsi qu’un espace confortable pour les enfants. Cette checklist suit le déroulement de la préparation, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation le jour J. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les textes imprimés ou le test du microphone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter des lecteurs bénévoles
2 personnes
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier définitivement les lecteurs
Préparer les textes de lecture
3 personnes
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer la liste d’inscription et les badges
Préparer les livres de lecture
2 personnes
Trier les matériaux de bricolage
2 personnes
Refroidir les boissons
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables de bricolage
2 personnes
Tester la musique et le micro

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer le règlement intérieur et le programme
Lire le premier récit
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
Lire la deuxième histoire
Gérer les questions et les réactions
Présenter les livres et le matériel
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier le matériel de bricolage
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Rappeler les participants au sujet du matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises hautes pour enfantsqté 20
Chaises pour adultesqté 20
Tablesqté 6
Couverturesqté 6
Coussinsqté 30
Bibliothèquesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Verres à théqté 30
Assiettesqté 50
Cuillèresqté 50
Pincesqté 4

Équipement

Bouilloireqté 2
Machine à café
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandeqté 4
Tables à livresqté 2
Affiches du programmeqté 4

Matériel de bricolage

Crayons de couleurqté 10
Crayons de cireqté 8
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Papier à dessinqté 100
Papier de couleurqté 100
Feutresqté 10
Tapis de bricolageqté 6

Accueil

Table d’inscription
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueursqté 6
Presse-papiersqté 2
Affiches du programmeqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10
Torchonsqté 8
Savon pour les mainsqté 2

Catering

Thermosqté 4
Plateauxqté 4
Glacièresqté 2
Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Confirmez les lecteurs bénévoles plusieurs jours avant l’événement et attribuez à chacun son texte, son ordre de passage et son horaire d’arrivée. Gardez une version imprimée du programme et des lectures.
Préparez l’accueil avant l’ouverture : table d’inscription, liste des participants et badges doivent être prêts au moins 30 minutes à l’avance. Une personne peut ainsi enregistrer les présences pendant qu’une autre accueille le public.
Installez le coin lecture avec des chaises adultes, des chaises hautes pour enfants, des coussins et des couvertures. Placez les livres et les affiches du programme de façon visible, plutôt que de les sortir au dernier moment.
Testez le microphone, le haut-parleur et les rallonges avant l’arrivée des visiteurs. Refroidissez les boissons et installez le point café et thé environ 30 minutes avant le début, afin d’éviter de quitter la salle pendant une lecture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi lecture ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les lecteurs bénévoles, sélectionner les livres, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi lecture ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement pour avoir le temps d’organiser les sièges, les badges et les boissons.
Que prévoir pour les enfants pendant les lectures ?: Réservez un espace séparé ou clairement délimité avec des chaises adaptées, des coussins et une activité de bricolage. Préparez les crayons, ciseaux, colle et papiers au moins 30 minutes avant l’accueil.
Quand installer la salle pour un après-midi lecture ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Aérez la salle, placez les tables et les chaises, aménagez le coin lecture, testez le son et préparez l’accueil avant l’arrivée du premier visiteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.