Zo organiseer je een voorleesmiddag

Begin met een duidelijk programma, een geschikte ruimte en een klein team voor de uitvoering. Leg eerst de datum, voorleesblokken en activiteiten vast; daarna regel je voorlezers, boeken en uitnodigingen. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en gegevens voor badges. Op de dag zelf draait alles om een rustige leeshoek, een overzichtelijke ontvangst en materialen die per activiteit klaarliggen. Plan bovendien tijd voor techniek, ventilatie en het klaarzetten van tafels, stoelen en drank.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Voorlezers benaderen
2 personen
3
Voorleesboeken selecteren
2 personen
4
Locatie en ruimte reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Voorlezers definitief inplannen
9
Voorleesteksten voorbereiden
3 personen
10
Activiteiten voor kinderen kiezen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Aanmeldlijst en badges printen
14
Voorleesboeken klaarleggen
2 personen
15
Materialen voor knutselen sorteren
2 personen
16
Dranken koelen
17
Ruimte ventileren
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Leeshoek inrichten
2 personen
20
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
21
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
22
Knutseltafels klaarzetten
2 personen
23
Muziek en microfoon testen

Event

24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Huisregels en programma uitleggen
27
Eerste verhaal voorlezen
28
Dranken en snacks serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
30
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
31
Tweede verhaal voorlezen
32
Vragen en reacties begeleiden
33
Boeken en materialen tonen
34
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Eten en drinken opruimen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Knutselmaterialen sorteren
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Gevonden voorwerpen afhandelen
43
Deelnemers nabellen over spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kinderstoelenaantal 20
Volwassenenstoelenaantal 20
Tafelsaantal 6
Kleedjesaantal 6
Kussensaantal 30
Boekenkastenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Theeglazenaantal 30
Bordenaantal 50
Lepelsaantal 50
Tangenaantal 4

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Slingeraantal 4
Boekentafelsaantal 2
Programmapostersaantal 4

Knutselmateriaal

Kleurpotlodenaantal 10
Wascoaantal 8
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Tekenpapieraantal 100
Gekleurd papieraantal 100
Viltstiftenaantal 10
Knutselmattenaantal 6

Ontvangst

Aanmeldtafel
Naamstickersaantal 50
Stiftenaantal 6
Klembordenaantal 2
Programmafichesaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Vaatdoekenaantal 8
Handzeepaantal 2

Catering

Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Tips

Plan voor elk voorleesblok een vaste duur en houd tussen twee onderdelen minstens 10 minuten vrij voor wisselen, drinken en toiletbezoek. Zo loopt een uitgelopen verhaal niet meteen door in het knutselen.
Leg boeken per voorleesmoment klaar en geef voorlezers hun tekst vooraf. Controleer uiterlijk één week van tevoren wie definitief komt en wie eventueel kan invallen.
Maak de leeshoek ruim voordat bezoekers arriveren: gebruik kleedjes en kussens voor kinderen en zet volwassenenstoelen zo neer dat iedereen de voorlezer kan zien. Een microfoon is alleen nuttig als je die vooraf met luidspreker en kabels test.
Zet knutselmateriaal per tafel in bakken of stapels klaar. Reken per kind op een werkplek en leg kleurpotloden, wasco, scharen, lijmstiften en papier vooraf klaar, zodat je tijdens de activiteit niet hoeft te zoeken.
Richt de ontvangsttafel minstens 30 minuten voor aanvang in met de aanmeldlijst en badges. Zet koffie, thee en water op een apart punt en controleer of bekers, glazen, borden en lepels aanwezig zijn voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een voorleesmiddag?: Plan meestal 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst, meerdere voorleesmomenten en een knutselactiviteit. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten vooraf voor opbouw en techniekcontrole.
Hoeveel voorlezers heb je nodig voor een voorleesmiddag?: Voor een programma met meerdere blokken heb je minimaal één voorlezer per blok nodig en bij voorkeur één reserve. Leg de definitieve planning uiterlijk één week van tevoren vast, zodat teksten en boeken op tijd klaar zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een voorleesmiddag?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de middag, zodat je badges, stoelen, materialen en dieetwensen kunt verwerken.
Wat moet je een dag voor een voorleesmiddag controleren?: Controleer de aanmeldlijst, dieetwensen, boeken, knutselmaterialen en de definitieve volgorde van het programma. Test microfoon en luidspreker uiterlijk de dag ervoor en koel de dranken pas wanneer de ruimte en koelkast beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.