Checklist voor een goed georganiseerde voorleesmiddag

Een voorleesmiddag vraagt om meer dan een stapel boeken en een rustige hoek. Leg eerst datum, programma, locatie en voorlezers vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste dagen controleer je de boodschappen, verzamel je boeken en richt je de voorleeshoek in. Op de dag zelf bouw je de ruimte op, zet je koffie en thee klaar en verwelkom je deelnemers bij een aparte aanmeldtafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Voorlezers benaderen
2 personen
Voorleesboeken selecteren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Voorlezers definitief indelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Boeken en materialen verzamelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Voorleeshoek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Boeken klaarleggen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten

Event

Deelnemers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Eerste verhaal voorlezen
Interactief voorleesmoment begeleiden
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Tweede verhaal voorlezen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies en materialen verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Boeken en decoratie opbergen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kindertafelsaantal 4
Volwassenentafelsaantal 2
Kinderstoelenaantal 35
Volwassenenstoelenaantal 10
Kleedjesaantal 4
Kussensaantal 20
Boekenkast

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 25
Bordenaantal 50
Kinderbesteksetsaantal 35
Volwassenenbesteksetsaantal 15
Serveerschalenaantal 6
Serveerbladenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoon
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Decoratie

Boekenslingeraantal 2
Vlaggetjeslijnenaantal 3
Tafelkleedjesaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 40

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Activiteitenmateriaal

Tekenpapieraantal 100
Kleurpotlodenaantal 40
Wascoaantal 10
Viltstiftenaantal 10
Kinderschortenaantal 20
Schilderstapeaantal 3

Kantoor

Aanmeldformulierenaantal 50
Pennenaantal 10
Plakbandaantal 2
Naamstickersaantal 50
Programmaflyersaantal 50

Tips

Plan het programma in blokken en leg per verhaal één voorlezer definitief vast. Stuur deelnemers het programma vooraf, zodat ouders weten hoe lang de middag duurt en wanneer ze iets kunnen eten of drinken.
Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer of er plek is voor kindertafels, volwassenentafels, stoelen én een voorleeshoek met kleedjes en kussens.
Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en tel daarna de benodigde borden, bekers en besteksets. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog servies of aangepaste hapjes moet regelen.
Koel dranken pas op het laatste moment en gebruik thermoskannen voor koffie en thee. Zet serveerschalen, serveerbladen, snijplanken en broodmessen samen klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Reserveer op de opbouwdag tijd voor techniek: test de draadloze microfoon, Bluetoothspeaker en verlengsnoeren vóór het programma begint. Leg de boeken per voorleesblok klaar, zodat wisselen tussen verhalen geen zoektijd kost.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een voorleesmiddag organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie, programma en het benaderen van voorlezers. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de middag, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel voorlezers heb ik nodig voor een voorleesmiddag?: Plan per voorleesblok één vaste voorlezer en wijs daarnaast één reserve aan. Bij een programma van 3 verhalen heb je dus minimaal 3 ingedeelde voorlezers nodig; een vierde persoon voorkomt problemen bij ziekte.
Wanneer moet ik de boeken voor een voorleesmiddag klaarleggen?: Selecteer de boeken uiterlijk 1 week vooraf en verzamel alle exemplaren en materialen uiterlijk 1 dag van tevoren. Leg ze op de dag zelf per verhaal klaar in de volgorde van het programma.
Hoe lang duurt het opbouwen van een voorleesmiddag?: Reken minimaal 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, de voorleeshoek, decoratie, techniek en de aanmeldtafel. Plan daarna nog 15 minuten voor een microfoontest en het klaarmaken van koffie, thee en hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.