Checklist voor een volwassenenverjaardag organiseren

Een volwassenenverjaardag loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna eten, drank en inrichting daarop afstemt. Begin met datum, tijd en uitnodigingen, zodat dieetwensen en aanmeldingen op tijd binnen zijn. Regel de taart en gekoelde producten niet pas op de dag zelf: ophalen en koelen kosten extra tijd. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je vooraf doet en wat op de feestdag klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Boodschappenlijst controleren
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
Locatie schoonmaken
2 personen
Meubilair klaarzetten
3 personen
Tafels dekken
2 personen
Buffet opbouwen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades bereiden
2 personen
Taart presenteren
Versiering ophangen
2 personen
Muziek klaarzetten
Verlichting testen
Toilet controleren

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Warme gerechten serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde verzorgen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 36
Dessertbordenaantal 36
Glazenaantal 48
Wijnglazenaantal 36
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 36
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 3
Taartmes
Taartspatel

Apparatuur

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Vazenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweil
Emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minstens 3 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat je het definitieve aantal gasten en het buffet tijdig kunt bepalen.
Plan het ophalen van de taart en gekoelde producten op de dag vóór het feest of minimaal 3 uur vóór aanvang. Zo houd je tijd over om de taart te koelen en hapjes voor te bereiden.
Zet per gast een dinerbord, dessertbord, bestekset en drinkglas klaar; tel voor de zekerheid 10% extra. Gebruik aparte wijnglazen en koffiekopjes als je die momenten aanbiedt.
Richt het drankenstation minstens 1 uur vóór de start in met gekoelde dranken, flessenopeners en afvalbakken. Leg koelboxen klaar voor flessen die niet in de koelkast passen.
Test Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóórdat de gasten komen. Controleer ook verlichting en kabels en leg toiletbenodigdheden klaar, zodat je tijdens het feest niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen sturen voor een volwassenenverjaardag?: Stuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vóór de verjaardag. Zet een antwoordtermijn van 7 tot 10 dagen, zodat je daarna taart, eten, drank en stoelen kunt afstemmen op het definitieve aantal gasten.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een volwassenenverjaardag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende alcoholvrije opties en koel een deel vooraf; een drankenstation met koelboxen voorkomt wachtrijen bij de koelkast.
Hoe lang van tevoren moet ik de taart bestellen?: Bestel de taart bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf, zodra het verwachte aantal gasten bekend is. Plan het ophalen minimaal 3 uur vóór aanvang of de dag ervoor, zodat je de taart gekoeld kunt bewaren.
Wanneer moet ik de tafels en het buffet klaarzetten?: Zet tafels, stoelen en de jassenplek 2 tot 3 uur vóór de start klaar. Bouw het buffet en drankenstation ongeveer 1 uur vooraf op, nadat gekoelde producten en hapjes zijn voorbereid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.