Checklist voor een goed georganiseerd volleybaltoernooi

Een volleybaltoernooi vraagt vooral om een strakke planning rond zaal, teams en wedstrijdschema. Leg eerst de datum, sporthal en regels vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, scheidsrechters en materiaal. Controleer vooraf of netten, palen, antennes, scoreborden en ballen compleet zijn. Op de dag zelf moet je niet alleen de velden opbouwen, maar ook kleedkamers, catering, wedstrijdmappen en de prijzentafel klaarzetten. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reservering tot de prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sporthal reserveren
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Toernooiregels opstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Teams aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Contactgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters bevestigen
Wedstrijdschema publiceren
Weers- en routebericht sturen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Toernooimappen klaarmaken
2 personen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen

Event

Sporthal openen
2 personen
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
Volleybalvelden opbouwen
4 personen
Netten afstellen
2 personen
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Muziek en omroep testen
2 personen
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
Teams ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Welkomstwoord geven
Spelregels toelichten
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Scores bijhouden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauzes aankondigen
Wedstrijdballen vervangen
Finale begeleiden
4 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 2
Volleybalpalenaantal 4
Volleyballenaantal 12
Antenne setsaantal 2
Scheidsrechtersstoelenaantal 2
Teamhesjesaantal 80
Fluitjesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Wedstrijdmappenaantal 8
Pionnenaantal 20
Ballentassenaantal 2
Medaillesaantal 24
Beker
Wisselbeker
Prijslintenaantal 8
Pennenaantal 20
Potlodenaantal 12
Markeerstiftenaantal 8
Klembordenaantal 8
Tapeaantal 6

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerbankenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Toernooibanner
Ronde tafelkledenaantal 6
Teamtafelbordjesaantal 8
Prijzentafelkleed

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal ruim vóór je uitnodigingen verstuurt en controleer hoeveel velden tegelijk beschikbaar zijn. Zo maak je geen wedstrijdschema voor meer teams dan de zaal aankan.
Leg de inschrijfdeadline vast en verwerk aanmeldingen direct in een overzicht met teamnaam, contactpersoon en dieetwensen. Stuur het definitieve wedstrijdschema uiterlijk enkele dagen voor het toernooi.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe: ontvangst, scorebord, catering, materiaal en opruimen. Bevestig scheidsrechters vooraf en zorg dat wedstrijdmappen en fluitjes per veld klaarliggen.
Tel sportmateriaal vóór vertrek en opnieuw bij het opbouwen. Per veld heb je onder meer een net, palen, antennes, scheidsrechtersstoel, scorebord en wedstrijdbal nodig.
Plan op de toernooidag extra tijd voor het openen van de sporthal, de vloercontrole en het afstellen van de netten. Zet drinken gekoeld klaar en plaats buffettafels, herbruikbare bekers en serveermateriaal vóór de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de sporthal, datum en regels. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het toernooi en sluit de inschrijving 2 tot 3 weken van tevoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een volleybaltoernooi op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen van de sporthal, de vloer- en kleedkamercontrole, het plaatsen van velden en het afstellen van de netten. Met meerdere velden of weinig helpers heb je eerder 2 uur nodig.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een volleybaltoernooi?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 ontvangstpersoon, 1 vrijwilliger voor scoreborden en wedstrijdmappen per speelronde en 2 mensen voor catering en materiaal. Bij vier velden betekent dat meestal 7 tot 9 personen tegelijk of in wisseldienst.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een volleybaltoernooi publiceren?: Publiceer het definitieve schema uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Geef teams daarin ook de aanvangstijd, zaalroute, wedstrijdregels en informatie over kleedkamers en parkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.