Volleybaltoernooi organiseren: complete checklist

Een volleybaltoernooi staat of valt met een strak schema en materiaal dat op tijd op de locatie is. Leg eerst datum, locatie, velden en toernooiformule vast; regel daarna inschrijvingen, teams, scheidsrechters en tafeldiensten. In de laatste week controleer je onder meer netten, volleyballen, scoreborden, reserveantennes en wedstrijdformulieren. Deze checklist bevat 65 taken en 62 spullen, zodat je van de eerste reservering tot het openen van de locatie niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Speellocatie reserveren
Wedstrijdvelden reserveren
Toernooiformule bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van teams beantwoorden
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Tafeldienst indelen
2 personen
Vrijwilligersbriefing plannen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen sorteren
Wedstrijdformulieren printen
Route-informatie versturen

Event

Locatie openen
2 personen
Vloeren en kleedkamers controleren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Netten opbouwen
4 personen
Scheidsrechterstoelen plaatsen
2 personen
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Prijzentafel opmaken
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Teams ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Openingswedstrijd begeleiden
3 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijwerken
2 personen
Scheidsrechters ondersteunen
2 personen
Tafeldiensten begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Blessures registreren
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoon achterlaten
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleyballenaantal 12
Reservevolleyballenaantal 4
Veldmarkeringstapeaantal 8
Netpalenaantal 8
Scheidsrechterstoelenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Pomp met naaldenaantal 2
Reserveantennesaantal 8
Wedstrijdhesjesaantal 24

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Geluidsset
Microfoonaantal 2
Megafon
Oplaadbare portofoonsaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Medaillesaantal 48
Bekers voor winnaarsaantal 3
EHBO-koffer
IJspekelsaantal 6
Prikbordenaantal 2
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Tangenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Teamtafelnummersaantal 16
Wimpelslingersaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg de toernooiformule en het wedstrijdreglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Teams moeten vooraf weten hoeveel wedstrijden ze spelen, hoe lang een wedstrijd duurt en welke regels gelden.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn bevestigd en de teamindeling klaar is. Plan tegelijk een scheidsrechter en tafeldienst per wedstrijd, zodat er op de speeldag geen gaten ontstaan.
Controleer het sportmateriaal minimaal 7 dagen vooraf. Naast netten, netpalen en volleyballen heb je reserveballen, een pomp met naalden, veldmarkeringstape en reserveantennes nodig.
Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk enkele dagen voor het toernooi. Leg uit wie velden opent, scoreborden bedient, wedstrijdformulieren verwerkt, teams ontvangt en vragen beantwoordt.
Koel dranken pas nadat de boodschappen zijn gecontroleerd en zorg dat route-informatie vooraf is verstuurd. Neem bij de opbouw ook verlengkabels, stekkerdozen, een printer en voldoende herbruikbare bekers mee; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Leg de datum, speellocatie en wedstrijdvelden bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin daarna direct met de toernooiformule, het reglement en de inschrijvingen; reserveer de laatste week voor controles, printwerk en materiaal.
Hoeveel volleyballen heb ik nodig voor een toernooi?: Plan minimaal één wedstrijdbal per veld en leg per veld minstens één reservevolleybal klaar. Bij meerdere velden heb je dus evenveel wedstrijdballen als velden nodig, plus hetzelfde aantal reserves als je storingen snel wilt opvangen.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak het schema nadat de inschrijving is gesloten, de teams zijn bevestigd en de teamindeling vaststaat. Rond het schema uiterlijk 7 dagen voor de speeldag af, zodat scheidsrechters, tafeldiensten en teams tijdig informatie krijgen.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste regelen?: Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste wedstrijd. Bouw eerst netten, netpalen, veldmarkering en scoreborden op; controleer daarna wedstrijdformulieren, vrijwilligers, koeling, geluidsset en de ontvangst van teams.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.