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Checklist pour organiser un tournoi de volley-ball

Un tournoi de volley-ball se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le format, puis les inscriptions, le planning et la logistique du jour J. Cette checklist vous aide à suivre les 65 tâches du plan et à rassembler les 62 éléments nécessaires. Vous y trouverez notamment les points souvent oubliés, comme les ballons de rechange, les antennes, les formulaires de match imprimés et le refroidissement des boissons. Prévoyez aussi un briefing clair pour les bénévoles et les arbitres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date du tournoi

    2 personnes

  • Réserver le lieu de jeu

  • Réserver les terrains de compétition

  • Définir le format du tournoi

    2 personnes

  • Établir le règlement du concours

    2 personnes

  • Créer le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répondre aux questions des équipes

    2 personnes

  • Confirmer les inscriptions

    2 personnes

  • Établir la répartition des équipes

    2 personnes

  • Établir le planning des matchs

    2 personnes

  • Répartir les arbitres

    2 personnes

  • Organiser le service à table

    2 personnes

  • Planifier le briefing des bénévoles

  • Commander les prix et médailles

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Trier les prix

  • Imprimer les formulaires de match

  • Envoyer les informations sur l’itinéraire

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les sols et les vestiaires

    2 personnes

  • Délimiter les espaces

    4 personnes

  • Monter les filets

    4 personnes

  • Installer les chaises des arbitres

    2 personnes

  • Préparer les ballons de match

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Brancher le système de sonorisation

    2 personnes

  • Préparer la table des prix

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Accueillir les équipes

    4 personnes

  • Enregistrer la présence

    3 personnes

  • Expliquer les règles du match

    2 personnes

  • Encadrer le match d'ouverture

    3 personnes

  • Encadrer les matchs

    8 personnes

  • Mettre à jour les classements de la compétition

    2 personnes

  • Soutenir les arbitres

    2 personnes

  • Encadrer le service aux tables

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les fruits et les en-cas

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les vestiaires

    2 personnes

  • Enregistrer les blessures

  • Annoncer les finalistes

    2 personnes

  • Encadrer la finale

    4 personnes

  • Remettre les prix

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Démonter le matériel sportif

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Laisser les vestiaires propres

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Publier les résultats

  • Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

  • Filets de volley-ballqté 4
  • Ballons de volleyqté 12
  • Ballons de volley de rechangeqté 4
  • Ruban de balisageqté 8
  • Poteaux de filetqté 8
  • Chaises d’arbitreqté 4
  • Panneaux de scoreqté 4
  • Siffletsqté 8
  • Pompe avec aiguillesqté 2
  • Antennes de rechangeqté 8
  • Maillots de compétitionqté 24

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 40
  • Tables de bièreqté 6
  • Bancs de vestiaireqté 12
  • Tentes de réceptionqté 2

Équipement

  • Ordinateur portable
  • Imprimante
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Système de sonorisation
  • Microphoneqté 2
  • Mégaphone
  • Talkies-walkies rechargeablesqté 6

Catering

  • Glacièresqté 6
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Thermosqté 6
  • Médaillesqté 48
  • Trophées pour les gagnantsqté 3
  • Trousse de premiers secours
  • Pics à glaceqté 6
  • Panneaux d’affichageqté 2
  • Stylosqté 30
  • Marqueursqté 12
  • Presse-papiersqté 8
  • Courses

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Gobelets à caféqté 200
  • Assiettesqté 200
  • Couvertsqté 200
  • Louchesqté 12
  • Petits bolsqté 20

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Plateaux de serviceqté 16
  • Pincesqté 8
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Tire-bouchonqté 2
  • Tire-bouchonsqté 4

Décoration

  • Bannières du tournoiqté 4
  • Numéros de table des équipesqté 16
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Nappesqté 12

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Conseils

  • Fixez le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : les équipes doivent connaître le nombre de joueurs, la durée des matchs et les règles de qualification dès le formulaire.
  • Bloquez les terrains assez tôt et vérifiez leur équipement au moins 7 jours avant le tournoi : filets, poteaux, chaises d’arbitre, panneaux de score et antennes de rechange doivent être disponibles.
  • Établissez le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis envoyez-le avec l’itinéraire. Gardez une version imprimée sur place pour les équipes et les arbitres.
  • Prévoyez un ballon de volley de rechange par terrain, ainsi qu’une pompe avec aiguilles. Un seul ballon perdu ou dégonflé peut retarder plusieurs matchs si vous n’avez aucune solution immédiate.
  • Refroidissez les boissons avant l’ouverture du lieu et préparez les tables, gobelets, assiettes et thermos à l’avance. Faites le briefing des bénévoles avant l’arrivée des équipes, avec une personne clairement responsable de l’accueil et une autre du service à table.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et les terrains en premier, puis lancez les inscriptions après avoir défini le format et le règlement.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de volley-ball ?
Fermez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant le tournoi. Ce délai permet de confirmer les équipes, établir la répartition, construire le planning et répartir les arbitres.
Combien de ballons faut-il prévoir pour un tournoi de volley-ball ?
Prévoyez au minimum un ballon de match par terrain et plusieurs ballons de rechange pour l’ensemble du tournoi. Ajoutez une pompe avec aiguilles afin de pouvoir corriger rapidement la pression pendant la journée.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de volley-ball ?
Vérifiez les terrains, les filets, les poteaux, les panneaux de score, les sifflets, les formulaires de match et le matériel de sonorisation. Refroidissez aussi les boissons et confirmez l’heure d’ouverture du lieu ainsi que la présence des bénévoles.

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