Checklist voor een geslaagde volksdansavond

Een volksdansavond vraagt om meer dan muziek en een lege zaal. Je legt vooraf het programma, de dansbegeleiding en de catering vast, verwerkt aanmeldingen en verzamelt dieetwensen. Op de avond zelf moeten de dansvloer, geluidsinstallatie, microfoons en ontvangst goed op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen en controleer techniek en zaalindeling ruim vóór de eerste dans.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muziekbegeleiding vastleggen
Dansbegeleider vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Dansprogramma uitwerken
2 personen
Catering bestellen
Materialen controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Draaiboek printen
Halsbandjes en badges klaarleggen
Zaal inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Muziekapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangst verzorgen
3 personen
Welkom en uitleg geven
Eerste dansronde begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Middagpauze begeleiden
2 personen
Tweede dansronde begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Derde dansronde begeleiden
2 personen
Vrije dansavond begeleiden
2 personen
Afscheid en laatste mededelingen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en afval opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Muziekapparatuur afbreken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Feestvlaggenaantal 4
Naamkaartjesaantal 70
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het muziek- en dansprogramma uiterlijk twee weken vooraf vast. Zo kunnen de dansbegeleider en muziekbegeleiding de overgangen, tempo’s en benodigde microfoons nog oefenen.
Open de aanmeldingen zodra datum en locatie definitief zijn en werk de deelnemerslijst wekelijks bij. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Test de luidsprekers, audiomixer, muziekspeler en draadloze microfoons minstens één dag vooraf. Leg extra batterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting houdt de hele avond op.
Plan voor de opbouw minimaal 2 uur vóór ontvangst. Zet tafels, stoelen, buffettafels en kapstokken eerst op hun plaats, controleer daarna de dansruimte en hang pijlborden op bij entree, garderobe en buffet.
Maak naamkaartjes, halsbandjes en badges vooraf compleet en print het draaiboek in meerdere exemplaren. Leg één exemplaar bij de techniek, één bij de dansbegeleider en één bij de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volksdansavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en leg daarna muziekbegeleiding, dansbegeleider, catering en uitnodigingen vast.
Hoeveel tijd heb je nodig om een volksdansavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, techniek, versiering en ontvangst. Test microfoons en muziek voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik de catering voor een volksdansavond bestellen?: Bestel de catering ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf door.
Wat moet ik meenemen voor de techniek van een volksdansavond?: Zorg voor luidsprekers, een audiomixer, draadloze microfoons en een muziekspeler. Neem daarnaast minstens 2 reservebatterijen per microfoon mee en controleer vooraf of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.