Zo organiseer je een Vogelteldag

Een Vogelteldag staat of valt met een duidelijke teldatum, vaste routes en een goede indeling van vrijwilligers. Begin met het programma en de locatie, leg daarna per route vast wie waar telt en hoe deelnemers zich aanmelden. Plan de voorbereiding niet alleen rond de vogels: routekaarten, verrekijkers, registratie en warme dranken moeten klaarstaan voordat de eerste groep vertrekt. Controleer in de laatste week het weer en telmateriaal, zodat je op de dag zelf vooral deelnemers hoeft te ontvangen en op weg te helpen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Teldatum controleren
3
Locatie reserveren
4
Telroutes vastleggen
3 personen
5
Vergunningen controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Routekaarten afdrukken
14
Telmaterialen controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Sandwiches voorbereiden
2 personen
18
Hapjes klaarzetten
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Routeborden plaatsen
2 personen
22
Verrekijkers klaarleggen
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Welkomstbriefing geven
2 personen
27
Veiligheidsinstructies geven
28
Telgroepen naar routes sturen
4 personen
29
Vogels en aantallen noteren
12 personen
30
Tussentijdse waarnemingen verzamelen
2 personen
31
Avondtelling begeleiden
6 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes en sandwiches serveren
3 personen
34
Telresultaten verzamelen
3 personen
35
Gezamenlijke uitslag toelichten
2 personen
36
Verrekijkers innemen
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Routeborden verwijderen
2 personen
42
Materialen inventariseren
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Telresultaten digitaal invoeren
2 personen
45
Resultaten doorsturen
46
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Partytent
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Verrekijkersaantal 15
Telescopenaantal 2
Zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Megafoon
Thermoskannenaantal 6

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 20
Waterdichte klembordenaantal 15
Meetlintenaantal 4
Kompasaantal 6
Verrekijkerbandenaantal 15
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20

Servies

Mokkenaantal 35
Glazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de telroutes uiterlijk twee weken vooraf vast en maak per route een korte kaart met vertrekpunt, verwachte looptijd en contactpersoon. Zo voorkom je dat meerdere groepen hetzelfde gebied kiezen of dat een route te zwaar blijkt.
Open de aanmelding zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag meteen dieetwensen en ervaring met vogels tellen uit; verwerk die gegevens uiterlijk drie dagen voor de Vogelteldag in de vrijwilligersindeling.
Controleer zeven dagen vooraf of alle verrekijkers, telescopen, waterdichte klemborden, routeborden en powerbanks beschikbaar zijn. Test apparatuur en label materiaal per route, zodat je bij de registratie niet meer hoeft te zoeken.
Gebruik de weersverwachting om de buitenorganisatie aan te passen, maar wacht niet tot de ochtend zelf. Zet een partytent, ledlampen en reflecterende hesjes klaar als regen, weinig licht of een vroege start daarom vraagt.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor aankomst in met de deelnemerslijst, routekaarten en routeborden. Zet koffie en thee in thermoskannen klaar en leg sandwiches en hapjes pas na de start van de telling op tafel, zodat ze vers blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Vogelteldag organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast. Reserveer daarna de telroutes, open de aanmelding en plan de vrijwilligers uiterlijk twee weken voor de teldag.
Wanneer moet ik de telroutes voor een Vogelteldag vastleggen?: Leg de routes minimaal twee weken vooraf vast en controleer ze in de laatste week nog een keer. Druk routekaarten uiterlijk drie dagen voor de start af, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Hoeveel drinken en eten heb ik nodig voor een Vogelteldag?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon, aangevuld met water voor de route. Voor de pauze kun je per deelnemer één sandwich en enkele hapjes plannen; houd extra rekening met de verzamelde dieetwensen.
Hoe laat moet alles klaarstaan op de dag van de vogeltelling?: Zorg dat registratie, routeborden en materialen 30 minuten voor het officiële programma klaarstaan. Plan deelnemersontvangst vanaf dat moment, zodat aanwezigheid registreren en route-indeling niet ten koste gaan van de starttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.