Checklist voor een voetbaltoernooi organiseren

Een voetbaltoernooi organiseren vraagt meer dan teams en velden regelen. Je hebt ook een sluitend wedstrijdschema, beschikbare scheidsrechters, vrijwilligers, EHBO en duidelijke deelnemersinformatie nodig. Begin met datum, locatie en regels en werk daarna toe naar inschrijvingen, planning en materiaal. Controleer in de laatste week vooral de teamlijst, weersverwachting, boodschappen, prijzen en bezetting. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Wedstrijdvelden reserveren
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen bestellen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
EHBO-bezetting regelen
Parkeerinformatie maken
Deelnemersinformatie versturen
Definitieve teamlijst maken
2 personen
Wedstrijdschema bevestigen
2 personen
Scheidsrechtersrooster maken
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Weersverwachting controleren
Teams informeren over weer
Wedstrijdformulieren printen
Ballen oppompen
2 personen
Materiaal klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Prijzen uitstallen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

Teams ontvangen
3 personen
Teams registreren
3 personen
Toernooi openen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Tijdschema omroepen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Blessures registreren
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste consumpties serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Doelen en veldmarkering opruimen
4 personen
Catering afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 60
Veldmarkeringensetsaantal 4
Mini-doelenaantal 8
Doelnettenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechtershorlogesaantal 8
Scheidsrechterkaartenaantal 16
Aanvoerdersbandenaantal 16
Trainingshesjesaantal 40
Pompaantal 2
Reserveventielenaantal 20
Meetlintaantal 2
Scorebordenaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Wedstrijdformulierenaantal 100
Programmaboekjesaantal 250
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 4
Prijzenaantal 8

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Versterker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Handmegafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamtafelnummersaantal 16
Toernooibanner
Prijsuitreikingstafel

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de toernooivorm en wedstrijdduur vast voordat je teams uitnodigt. Zo kun je het aantal velden, de starttijd en het wedstrijdschema berekenen zonder later teams te moeten verplaatsen.
Maak uiterlijk één week vooraf een definitieve teamlijst en bevestig het wedstrijdschema. Vermeld per team de aanvoerder, verzameltijd, parkeerinformatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan vrijwilligers niet alleen voor de wedstrijden. Regel aparte bezetting voor inschrijving, scoreverwerking, materiaal, catering en opruimen; houd per taak minimaal één reservepersoon achter de hand.
Controleer sportmateriaal de dag vóór het toernooi. Tel naast de voetballen ook reservevoetballen, pionnen, veldmarkeringen, fluitjes, hesjes, scoreborden en de pomp met reserveventielen.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wie beslist over aanpassingen. Zet partytenten, tafels, afvalbakken, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voetbaltoernooi organiseren?: Leg de datum, locatie en velden bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Open de inschrijving daarna uiterlijk 8 weken voor het toernooi, zodat je tijd hebt voor uitnodigingen, scheidsrechters, vrijwilligers en vergunningen.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een voetbaltoernooi?: Reken per gelijktijdig gebruikt veld op één scheidsrechter en regel daarnaast minimaal 2 reserves voor pauzes en uitval. Maak het definitieve scheidsrechtersrooster zodra het aantal teams en velden vaststaat, uiterlijk één week vooraf.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een voetbaltoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en werk het definitieve schema uit nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Bevestig het aan teams en scheidsrechters uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijddag.
Wat moet ik de dag voor een voetbaltoernooi controleren?: Controleer de weersverwachting, teamlijst, roosters, boodschappen, prijzen en vergunningen 24 uur vooraf. Tel ook het materiaal en test microfoon, speakers, versterker, verlengkabels en stekkerdozen voordat alles naar de locatie gaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.