Zo organiseer je een voetbalstadion open dag

Begin met een vast programma en reserveer de stadionruimtes voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna vergunningen, leveranciers en online aanmeldingen af, zodat je weet hoeveel bezoekers je kunt verwachten. Plan rondleidingen, voetbalactiviteiten en catering op basis van die aantallen. In de laatste week draait alles om indeling, bewegwijzering, vrijwilligers en een draaiboek dat iedereen op tijd ontvangt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Stadionruimtes reserveren
2 personen
3
Vergunningen controleren
2 personen
4
Leveranciers reserveren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldingen openen
7
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
8
Programma op website plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
12
Rondleidingen plannen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Draaiboek uitdelen
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
18
Cateringbestelling bevestigen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen controleren
3 personen
21
Aanmeldbalie voorbereiden
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Hesjes en polsbandjes sorteren
2 personen
24
Dranken koud zetten
3 personen
25
Hapjes voorbereiden
5 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Sportvelden uitzetten
4 personen
32
Voetbalmaterialen klaarzetten
3 personen
33
Rondleidingsroute markeren
3 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Licht en stroom controleren
2 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Briefing medewerkers geven
4 personen

Event

39
Incheckbalie bemannen
4 personen
40
Bezoekers ontvangen
6 personen
41
Polsbandjes uitdelen
3 personen
42
Openingswoord verzorgen
2 personen
43
Rondleidingen begeleiden
6 personen
44
Voetbalclinics begeleiden
8 personen
45
Penaltycompetitie begeleiden
4 personen
46
Handtekeningmoment begeleiden
4 personen
47
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
48
Merchandise verkopen
3 personen
49
Hapjes serveren
5 personen
50
Dranken serveren
5 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
55
Publieksstromen begeleiden
4 personen
56
Avondprogramma aankondigen
2 personen
57
Wedstrijd of show begeleiden
6 personen
58
Muziek verzorgen
2 personen
59
Afscheid en uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

60
Restanten veilig opslaan
3 personen
61
Catering opruimen
5 personen
62
Meubilair afbouwen
6 personen
63
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval afvoeren
4 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
6 personen
68
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
69
Materialen inventariseren
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 24
Afvalbakkenaantal 18
Dranghekkenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Bordenaantal 700
Besteksetsaantal 700
Koffiekopjesaantal 250
Serveerschalenaantal 30
Serveertangenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 40
Pionnenaantal 80
Partijhesjesaantal 60
Mini-doelenaantal 8
Penaltydoelenaantal 2
Springtouwenaantal 12
Snelheidsladdersaantal 4
Trainingshoedjesaantal 100

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Clubvlaggenaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 12
Rolbannersaantal 6
Polsbandjesaantal 1200
Naamstickersaantal 1200
Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 25
Stiftenaantal 30
A4-printpapieraantal 500
Klembordenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Keukenkwastenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 20

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Moppenaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Handschoenenaantal 24
Toiletborstelsaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in blokken van 30 tot 45 minuten en houd ruimte tussen groepen voor verplaatsing en vragen. Zo voorkom je opstoppingen bij kleedkamers, spelerstunnel en tribunes.
Open de online aanmelding minimaal 3 weken vooraf en vraag direct naar dieetwensen. Maak uiterlijk 3 dagen voor de open dag een definitieve bezoekerslijst voor catering, polsbandjes en ontvangst.
Maak aparte bezoekersroutes voor rondleidingen, voetbalactiviteiten en catering. Zet routeborden en dranghekken niet pas op de ochtend zelf klaar: controleer de looplijnen minstens 1 dag eerder.
Geef vrijwilligers een taak, een starttijd en een herkenbaar hesje. Deel het draaiboek uiterlijk 48 uur vooraf uit en plan per 4 tot 5 uur een korte wissel, vooral bij de aanmeldbalie en activiteiten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan waar partytenten, koelboxen en extra zitplaatsen komen. Zet dranken tijdig koud en bevestig de cateringbestelling uiterlijk 2 dagen voor het evenement.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voetbalstadion open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, stadionruimtes en vergunningen. Open de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de open dag en maak 3 dagen vooraf de definitieve bezoekerslijst.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een voetbalstadion open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers, naast een coördinator. Bij meerdere rondleidingen of activiteiten heb je per onderdeel ten minste 2 begeleiders nodig.
Wanneer regel je catering voor een stadion open dag?: Reserveer de leverancier zodra datum en verwacht bezoekersaantal vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig aantallen, dieetwensen en levertijd uiterlijk 2 dagen voor het evenement.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een voetbalstadion open dag?: Werk met groepen van maximaal 20 tot 25 personen en plan blokken van 30 tot 45 minuten. Laat minstens 10 minuten tussen twee groepen vrij voor wisselen en onverwachte vertraging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.